Un sistema di gestione della fornitura è uno strumento informatico condiviso utilizzato per tenere traccia di tutti gli ordini di materiale e delle rispettive ubicazioni. Conosciuto anche come sistema di gestione della catena di approvvigionamento (SCMS), questo sistema è in realtà una rete di aziende che condividono informazioni relative al loro aspetto del ciclo di produzione del prodotto. Il luogo più comune per trovare un sistema di gestione della fornitura è nel settore manifatturiero.
Un esempio comunemente citato di un sistema di gestione della fornitura è l’industria automobilistica. È pratica comune per una grande azienda subappaltare parti o moduli specifici del veicolo a società indipendenti. Ogni azienda è dotata della tecnologia necessaria per partecipare al sistema di gestione della fornitura. Questo sistema viene aggiornato con i livelli delle scorte, i lavori in corso, i prodotti finiti e le merci in transito. Queste informazioni sono disponibili solo per altre aziende interessate dal modulo creato dalle altre aziende.
L’accesso a queste informazioni in tempo reale è essenziale per pianificare i livelli di produzione, il personale e l’organizzazione della consegna just-in-time. Il coordinamento generale è responsabilità dell’azienda di produzione automobilistica. Queste aziende hanno in genere un reparto di personale dedicato alla gestione della fornitura. Se una parte non è disponibile per l’installazione, l’intera linea di produzione deve fermarsi. Questo è molto costoso, sia in termini di tempo del personale che di costi in dollari.
L’effettiva implementazione e mantenimento del sistema di gestione della fornitura è una responsabilità congiunta, condivisa tra i partner commerciali e l’azienda primaria. I contratti di fornitura sono spesso negoziati con incentivi per le prestazioni, tempi di fermo ridotti al minimo e mantenimento di livelli di scorte ideali. È nell’interesse di entrambe le parti garantire che il sistema sia aggiornato e accurato.
Esistono diversi metodi utilizzati per aggiornare questo tipo di sistema. Il metodo più comune è il caricamento di file. Il fornitore produce un file flat dal sistema di gestione dell’inventario e fornisce le informazioni rilevanti al cliente su base giornaliera. Il cliente deve disporre di un metodo per prelevare il file e aggiornare il sistema di gestione della fornitura. Questo processo è solitamente automatizzato, per evitare inutili ritardi e ridurre le possibilità di errore.
Altri settori utilizzano un software integrato basato su Internet. Il software è installato nell’organizzazione di ciascun fornitore e può essere generalmente integrato con i sistemi di gestione dell’inventario esistenti. I programmi vengono scritti o utilizzati per popolare automaticamente il software del cliente con le informazioni pertinenti. L’accesso si basa sul ruolo di ciascuna azienda nel processo di produzione. Questo metodo consente a tutti i fornitori e al cliente di controllare un sistema per lo stato corrente di una varietà di parti.