Un sistema di addebito online (OCS) è un tipo di sistema di pagamento che consente alle aziende che forniscono servizi di comunicazione di addebitare in tempo reale i servizi resi. L’esatto processo utilizzato varierà in base a come è impostata la matrice dei prezzi per i servizi forniti. Tipicamente, quando gli addebiti coinvolti hanno a che fare con servizi valutati al minuto/per connessione, il sistema di addebito online può avviare l’addebito non appena terminata la sessione di servizio, utilizzando i dati finanziari archiviati presso il fornitore.
Uno dei modi più semplici per capire come funziona un sistema di addebito online è considerare come una società di teleconferenze può fatturare a un cliente una chiamata in conferenza. Con questa forma di contabilità delle chiamate, il processo inizia non appena termina la sessione di chiamata in conferenza, di solito quando la linea telefonica designata come linea guida o moderatore viene rilasciata dalla chiamata e vengono rilasciate anche tutte le altre linee. A quel punto, i dettagli per la chiamata in conferenza vengono scaricati dal bridge per conferenze al sistema di fatturazione del provider. Lì, l’utilizzo delle chiamate viene valutato in base al prezzo esteso a quel cliente e nel sistema viene creata una fattura elettronica.
Una volta creata la fattura, il sistema di addebito online utilizza i dati finanziari per redigere una carta di credito o un conto bancario per il costo totale di quella teleconferenza. Supponendo che i fondi vengano ricevuti, vengono trasferiti sul conto bancario del provider. Una delle funzionalità che possono funzionare in tandem con l’OCS è una funzionalità nel sistema di fatturazione che genera e invia immediatamente una fattura elettronica al cliente tramite e-mail. In questo caso, non è insolito che il sistema di addebito online invii al cliente anche una conferma di pagamento.
Un vantaggio significativo dell’uso di un sistema di addebito online è che i fornitori sono in grado di ricevere pagamenti in tempo reale, senza gran parte dei costi e dei ritardi associati ai processi di fatturazione più tradizionali. Ciò aumenta la frequenza del flusso di cassa, rendendo inoltre possibile creare pacchetti di prezzi unici per clienti diversi con il minimo sforzo. I clienti ne beneficiano perché gli addebiti vengono saldati rapidamente e non vi è alcuna possibilità per l’applicazione di penali o addebiti in ritardo. Inoltre, la possibilità di ricevere una conferma del pagamento che includa una fattura elettronica già contrassegnata come interamente pagata può rendere più semplice per il cliente mantenere aggiornati i propri documenti contabili.