Una delle cose che dovresti evitare quando invii email è creare quello che viene chiamato un treno di email. Probabilmente li hai già visti prima se non sei così nuovo alla rete o alle comunicazioni e-mail. Queste sono lettere in cui c’è un numero enorme di risposte precedenti alla fine di esse. Se una serie di persone su un listserve ha discusso di un argomento e non è riuscita a eliminare le risposte di altri contributori, un treno di e-mail può allungarsi per pagine di testo.
Creare un treno di e-mail non è considerato una buona netiquette o un’etichetta di e-mail. Ci sono alcuni modi per evitarlo. Innanzitutto, quando premi il pulsante di risposta in molti programmi di posta elettronica, di solito avrai tutte le email a cui stai rispondendo citate direttamente sotto il punto in cui digiterai. Puoi eliminarlo completamente per evitare un treno di email.
Molte persone vogliono fare riferimento a parti specifiche della lettera di qualcun altro. Invece di lasciare un’intera e-mail in posizione, ritaglia tutti i dettagli che non sono necessari, soprattutto se il treno di e-mail ha più risposte allegate. Cita semplicemente le parti importanti del testo che desideri discutere e sbarazzati di tutto ciò che non ti serve. Potresti voler assicurarti, in particolare quando l’email è destinata a un gruppo di discussione oa un listserve, di indicare chi ha pubblicato il post su cui desideri commentare.
I listserve possono essere alquanto complicati in ogni caso perché potresti voler inviare un commento personale a qualcuno piuttosto che un commento all’intero elenco. In molti listserve hai la possibilità di rispondere direttamente al mittente. Se ottieni listserve per digest, questa opzione potrebbe essere più difficile da accedere. Anche se non puoi rispondere a una persona, dovresti assicurarti di non riempire le caselle di posta di altre con un treno di e-mail che contiene un intero riassunto della giornata.
Un’altra cosa che puoi fare se vuoi commentare i post di più persone è semplicemente usare il loro nome o pseudonimo e dire alcune parole direttamente a loro: ad es. “Jan, mi è piaciuto molto il modo in cui hai descritto l’essere genitori di bambini piccoli, e Bill, Penso che tu abbia ragione sul fatto che i papà dovrebbero dedicare più tempo ai bambini piccoli”. Ciò ti consente di commentare a un intero gruppo senza treni e-mail allegati.
A volte viene creato un treno di e-mail tra due persone che hanno una discussione avanti e indietro via e-mail. Questo può essere considerato o meno una violazione della netiquette, ma può diventare terribilmente disordinato. Nella maggior parte dei casi le e-mail precedenti verranno citate sotto il nuovo testo che scrivi, ma non è necessario continuare a inviarle avanti e indietro se non sono in qualche modo necessarie. Anche in situazioni informali tra due amici, un corrispondente potrebbe essere grato se cancellerai il treno di email prima di inviare la tua prossima risposta.