Una copia cartacea è un tipo di materiale adatto all’uso diretto, il che significa che l’utente può leggere il materiale direttamente, piuttosto che doverlo elaborare tramite un computer o qualche altra tecnologia. L’esempio più classico è il materiale stampato su carta. Molte industrie che lavorano pesantemente con l’elettronica usano il termine, insieme ad altri, per distinguere quale tipo di media viene discusso. A volte viene anche chiamata riproduzione permanente, poiché non cambia una volta generata.
Ci sono alcuni vantaggi per una copia cartacea. Per le riproduzioni, le copie cartacee sono spesso preferibili alle versioni elettroniche. Può anche essere letto da chiunque in qualsiasi momento, poiché non richiede assistenza da dispositivi esterni. I documenti importanti e ufficiali sono solitamente conservati in questa forma per creare una registrazione tangibile del materiale. Inoltre, una copia cartacea non è soggetta al guasto di un sistema elettronico e, sebbene possa essere fisicamente persa o danneggiata, non può essere danneggiata o smarrita allo stesso modo di un documento informatico. Per questo motivo, molte persone generano versioni elettroniche e stampate di materiale importante come i manoscritti letterari.
Ci sono, ovviamente, anche degli svantaggi per il supporto cartaceo. Richiede molto più spazio per l’archiviazione, poiché lo spazio deve essere creato da qualche parte per i documenti in questo formato. Richiede anche tempo al personale per archiviare, recuperare ed elaborare. Per le piccole aziende, dedicare tempo al personale alla gestione di tale materiale non è sempre pratico. La conversione della carta in sistemi di archiviazione elettronica, ad esempio, libera molto spazio e tempo in un piccolo ufficio, consentendo all’azienda di concentrarsi sullo sviluppo di nuovi prodotti.
Inoltre, una copia cartacea non è portatile come i media elettronici. Per essere trasportato da un luogo all’altro, deve essere trasportato fisicamente, il che richiede tempo. I documenti elettronici, invece, possono essere trasmessi attraverso sistemi elettronici praticamente istantaneamente. L’utilizzo di una copia cartacea garantisce, tuttavia, che possa essere letta dal destinatario, poiché i problemi di compatibilità della piattaforma o il danneggiamento dei file sono discutibili. Dà anche una certa importanza al materiale trattato, poiché la maggior parte delle persone associa la carta fisica a materiali sensibili o ufficiali.
Esiste anche la possibilità che una copia cartacea duri molto più a lungo di un archivio elettronico. Se viene prodotto su carta di qualità d’archivio e gestito e conservato correttamente, sarà leggibile un secolo dopo, e spesso molto più avanti nel futuro. I dati elettronici, tuttavia, possono diventare instabili in meno tempo. È anche possibile perdere l’accesso alle apparecchiature necessarie per leggere i dati, poiché i progressi tecnologici lo rendono obsoleto.