Una dichiarazione di non responsabilità per fax è una dichiarazione su un fax contenente informazioni potenzialmente sensibili o riservate, che indica che il fax è destinato all’uso esclusivo del destinatario. Le esclusioni di responsabilità per fax vengono in genere utilizzate quando le aziende o gli individui hanno bisogno di inviare informazioni sensibili via fax e desiderano proteggersi dalla responsabilità associata a informazioni andate perdute. Disclaimer simili vengono utilizzati nelle comunicazioni e-mail in alcune regioni del mondo e in molte aziende viene chiesto alle persone di utilizzare un disclaimer standardizzato sviluppato da consulenti legali.
Ci sono diversi elementi in una dichiarazione di non responsabilità per fax. La prima è una dichiarazione su come le informazioni sono destinate a entrare nelle mani della persona indirizzata al fax e non sono destinate ad essere utilizzate da altre persone. Il disclaimer contiene anche una clausola sulla riservatezza delle informazioni e afferma che le informazioni non devono essere distribuite o condivise con alcun mezzo. Inoltre, una dichiarazione di non responsabilità per fax di solito chiede ai destinatari di contattare il mittente se un fax viene inviato per errore.
Le persone che ricevono fax per errore quando non sono i destinatari previsti dovrebbero contattare il mittente utilizzando le informazioni sull’esclusione di responsabilità fax sia per evitare di ricevere fax futuri per errore, in modo che il mittente sappia che il fax non ha mai raggiunto la destinazione prevista. Mentre molti fax stampano le conferme, la conferma non dice chi ha ricevuto il fax, ma solo che le informazioni sono state trasmesse con successo. Una telefonata avviserà le persone e consentirà loro di controllare il numero di fax che hanno in archivio e di inviarlo nuovamente alla persona corretta.
Qualcuno che riceve un fax per errore dovrebbe idealmente distruggerlo, se un ufficio ha un distruggidocumenti, per evitare una violazione della riservatezza. Anche lo smaltimento dell’inceneritore è appropriato. Mentre la carta può essere semplicemente gettata nel riciclaggio, esiste la possibilità che il fax venga preso da qualcuno non autorizzato a guardare le informazioni. A seconda del contenuto del fax, ciò potrebbe rappresentare un problema per il mittente e il destinatario.
In genere, le dichiarazioni di non responsabilità del fax vengono stampate sulla copertina del fax, con l’obiettivo di avvisare le persone del fatto che non dovrebbero guardare il fax se non sono i destinatari previsti. Possono essere utilizzati anche come piè di pagina su singole pagine del fax. Sebbene un disclaimer per fax non crei un rapporto legale, il mantenimento della riservatezza delle informazioni è previsto per cortesia comune e le persone che utilizzano informazioni provenienti da fax riservati possono trovare contestata la validità di tale uso se una situazione finisce in tribunale.