La creazione di un database di inventario richiede una preparazione e una pianificazione come la prima selezione di un sistema di gestione del database (DBMS) che verrà utilizzato. MySQL, Microsoft (MS) Access e Oracle figurano tra i sistemi maggiormente utilizzati. Sarà quindi necessario decidere quale tipo di informazioni sarà necessario archiviare nel database dell’inventario. Esistono tre tipi di dati: informazioni sull’ordine, prodotto o servizio e inventario dell’acquirente o del cliente. I tuoi passi finali saranno l’effettiva creazione del database e delle tabelle che contiene, completando il processo di normalizzazione, popolando le tabelle – anche se solo con i dati di test – e testando il database appena creato.
La scelta di quale DBMS utilizzare generalmente si basa sul costo del software, sulle piattaforme su cui può essere eseguito, su quanto sia ripida la curva di apprendimento per te o per i dipendenti che saranno responsabili della gestione dell’inventario e della risoluzione dei problemi di inventario quando si verificano. MySQL è un software open source disponibile gratuitamente tramite download da Internet e spesso viene fornito in bundle con distribuzioni gratuite di versioni server del sistema operativo Linux. L’accesso potrebbe non essere una buona scelta per le grandi aziende e Oracle, che è piuttosto costoso, ha una curva di apprendimento molto ripida. Dopo aver determinato il tipo esatto di dati di cui hai bisogno, sarai pronto per iniziare a creare il database di inventario, che di solito può essere realizzato utilizzando un’interfaccia utente grafica (GUI) come PHPMyAdmin o sulla riga di comando utilizzando il linguaggio SQL.
Se eseguirai attività amministrative utilizzando una GUI, il processo dovrebbe essere autoesplicativo e dovrebbe esserci la documentazione del programma che puoi consultare. La creazione di un database di inventario sulla riga di comando richiede almeno una conoscenza di base molto forte del linguaggio SQL, che viene quasi sempre utilizzato per lavorare con i database. Le parole “crea database” seguite dal nome che scegli di dare al tuo database sono il comando da emettere. Dovrai quindi emettere il comando “usa” seguito dallo stesso nome che hai scelto per accedervi per iniziare a creare le tabelle necessarie per contenere tutti i tipi di dati necessari. Ciò viene avviato con il comando “crea tabella”, seguito dal nome della tabella, insieme ad altri comandi che impostano parametri, come chiavi esterne, chiavi primarie, valori null e lunghezza dei caratteri.
Queste funzioni possono quasi sempre essere eseguite anche tramite una GUI. È molto importante che il tuo database di inventario sia normalizzato, un processo necessario per garantire che possa aumentare di dimensioni e essere aggiornato mantenendo l’integrità in modo che siano sempre disponibili report precisi su quali decisioni aziendali vengono prese. A seconda del numero di tabelle e dei tipi di dati, la normalizzazione, che può essere un processo molto coinvolto, potrebbe essere affidata a uno specialista del database. Esistono tre forme di normalizzazione: prima forma normale (1NF), seconda forma normale (2NF) e terza forma normale (3NF). Non è consigliabile tentare di raggiungere la normalizzazione dopo l’effettiva creazione del database di inventario.