Un amministratore delle cartelle cliniche è responsabile della supervisione dei sistemi di cartelle cliniche di un ospedale, una clinica o un centro medico. Ciò può includere la gestione di uno staff che svolge un numero qualsiasi di attività per garantire che le cartelle cliniche siano protette e conservate in conformità con gli standard o le normative applicabili. Gli amministratori devono pianificare e dirigere il lavoro dei membri del personale e fornire tutta la formazione necessaria. Il tipo di conservazione della cartella clinica e i sistemi utilizzati sono spesso determinati dall’amministratore. Un amministratore di cartelle cliniche deve essere in grado di mantenere buoni rapporti di lavoro con avvocati, personale legale, funzionari delle agenzie governative e altri professionisti al fine di garantire il pagamento.
Uno degli aspetti più importanti di questa posizione è la pianificazione, la direzione e la valutazione delle attività del personale delle cartelle cliniche. Un amministratore della cartella clinica in genere intervisterà le persone per ricoprire varie posizioni del personale o formulare raccomandazioni sull’assunzione del personale. Fornire assistenza o intraprendere azioni disciplinari è anche una parte importante delle responsabilità quotidiane per questo lavoro. L’amministratore può anche addestrare i membri del personale a svolgere le loro particolari mansioni e nei numerosi regolamenti riguardanti la conservazione delle cartelle cliniche, la riservatezza, la conservazione, l’elaborazione e il rilascio delle registrazioni.
Un’altra responsabilità di un amministratore di cartelle cliniche è la formulazione di procedure e politiche adeguate in merito al contenuto, alla riservatezza e al trattamento delle cartelle cliniche. Ciò può richiedere l’utilizzo di un sistema di archiviazione delle cartelle cliniche digitale o automatizzato, la preparazione di relazioni di sintesi per la gestione e la formulazione di procedure relative alla conservazione delle cartelle cliniche fornite dai fornitori di cure gestite. Un amministratore di cartelle cliniche può anche scegliere fornitori di servizi di fornitori esterni necessari per la copia e la trascrizione di cartelle cliniche e per garantire che tali fornitori rispettino le normative sulla privacy delle informazioni dei pazienti. Per rimanere aggiornato sugli ultimi metodi e regolamenti applicabili alle cartelle cliniche, un amministratore può anche aver bisogno di frequentare la formazione continua e mantenere le credenziali come amministratore registrato delle informazioni sanitarie.
Un amministratore di cartelle cliniche deve essere in grado di comprendere e interpretare le leggi e i regolamenti applicabili che riguardano i metodi di trattamento e la riservatezza. Gli amministratori devono essere in grado di trattare regolarmente con procuratori, funzionari governativi, colleghi professionisti e persino il pubblico in generale. Ciò richiede che un amministratore sia in grado di comunicare efficacemente con molte persone diverse. Una delle maggiori responsabilità di questo lavoro è garantire la riservatezza delle informazioni contenute in medicina. Il rispetto delle norme di legge relative alle cartelle cliniche garantisce il pagamento o il rimborso adeguati e tempestivi di spese e commissioni da parte di terzi paganti.