Un assistente clericale è responsabile di fornire supporto generale all’ufficio per un gruppo di persone. Questo tipo di assistente può funzionare in qualsiasi numero di campi, inclusi studi legali, scuole e molte aziende. I compiti precisi di cui è responsabile l’assistente dipendono dalla compagnia, ma è comune che un assistente risponda ai telefoni, esegua l’archiviazione e pianifichi le riunioni. Possono anche essere inclusi vari tipi di attività informatiche ed è comune l’utilizzo di macchinari per ufficio di base. Diverse aziende hanno aspettative diverse per le persone in questa posizione, quindi è una buona idea leggere attentamente la descrizione del lavoro al fine di determinare cosa comporta una specifica posizione d’ufficio.
Lavorare con i telefoni è spesso una grande parte del lavoro di un assistente d’ufficio. In alcune società, un assistente di ufficio potrebbe anche essere responsabile della risposta a e-mail e messaggi di social network. Gli assistenti spesso comunicano con i clienti e le relazioni commerciali utilizzando questi metodi per svolgere funzioni essenziali per l’azienda.
L’uso di apparecchiature per ufficio è un’altra parte importante del lavoro di un assistente d’ufficio. Scanner, fotocopiatrici e fax vengono spesso utilizzati per eseguire una varietà di funzioni. I computer, ovviamente, vengono spesso utilizzati per l’archiviazione virtuale, la composizione dei messaggi e molte altre attività. L’immissione dei dati sui computer è comunemente assegnata agli assistenti d’ufficio, così come la manutenzione di agende informatizzate e altro materiale organizzativo. A volte la gestione di piccole somme di denaro e la preparazione di piccoli budget è assegnata anche agli assistenti.
Prendere appuntamenti è spesso un compito assegnato agli assistenti del clero. Un assistente può essere responsabile della pianificazione delle riunioni, dell’assicurazione che gli appuntamenti non si sovrappongano e del reindirizzamento di potenziali clienti a un membro appropriato del personale dell’ufficio. Spesso è richiesto anche un assistente per organizzare la posta e altri materiali di comunicazione. A seconda del tipo di lavoro svolto dall’ufficio, potrebbe essere necessario un assistente d’ufficio per firmare pacchi e materiali importanti e indirizzarli verso le destinazioni appropriate.
Il compito principale di ogni assistente è quello di assistere gli altri lavoratori, e quindi i compiti precisi che un assistente potrebbe essere incaricato di svolgere variano a seconda dell’ufficio. Ad esempio, in una biblioteca, a un assistente potrebbe essere chiesto di applicare codici a barre ai libri, mentre in una scuola a un assistente potrebbe essere chiesto di aiutare a distribuire combinazioni di armadietti. In questa professione, la flessibilità è estremamente utile, in particolare se qualcuno lavora per l’ufficio a titolo temporaneo. Quello che fa principalmente un assistente d’ufficio è rendere l’ufficio un posto di lavoro più facile, e l’assistente lo fa facendo quello che gli viene detto.