Un consulente per gli aiuti finanziari collabora con vari college e università per semplificare il lancio di sistemi informatici di gestione degli aiuti finanziari e insegnare agli utenti le operazioni di base. Il consulente si recherà in ciascuna scuola per fornire formazione ai dirigenti e ai dipendenti degli uffici per gli aiuti finanziari. Le scuole con sistemi di gestione degli aiuti finanziari precedentemente installati possono richiedere a un consulente di eseguire revisioni periodiche e aggiornamenti del software.
I college e le università di tutti gli Stati Uniti utilizzano sistemi informatici di aiuti finanziari complessi e diversificati per organizzare, archiviare e assegnare borse di studio, prestiti e borse di studio agli studenti. Dopo che la scuola ha acquistato un sistema di gestione specifico, il consulente per gli aiuti finanziari in genere visiterà l’ufficio principale per configurare i parametri del software per soddisfare le esigenze del programma di aiuti finanziari. Il consulente può aggiungere o eliminare moduli software come richiesto dalla scuola per il sistema più personalizzato.
La formazione e la comunicazione con i dipendenti del college che useranno il nuovo sistema sono indispensabili; il consulente per gli aiuti finanziari deve spiegare e dimostrare a fondo come funziona il software. La scuola può richiedere di avere solo la direzione nell’ambito della riunione di formazione, oppure tutti i dipendenti di aiuti finanziari possono prendere parte alla dimostrazione. Eventuali domande o dubbi devono essere discussi con il consulente in materia di aiuti finanziari prima di lavorare con il nuovo sistema software per evitare errori di transazione finanziaria.
La tecnologia migliora molto rapidamente e il consulente in materia di aiuti finanziari deve rimanere informato e addestrato per aiutare la propria clientela. Nuove versioni del software e moduli di aiuto aggiuntivi possono essere creati per migliorare un attuale sistema di gestione degli aiuti finanziari; il consulente deve essere periodicamente formato dalla società di software per essere in grado di spiegare nuove funzionalità ai clienti. Può contattare vari clienti per organizzare riunioni di revisione per l’apprendimento e l’installazione dei nuovi pacchetti software.
Le scuole potrebbero aver bisogno di controllare i loro conti degli aiuti finanziari per garantire che i fondi vengano assegnati correttamente. Il consulente per gli aiuti finanziari dovrebbe essere presente affinché l’audit osservi che il sistema è correttamente accessibile. Eventuali malfunzionamenti o errori devono essere esaminati dal consulente per prevenire futuri problemi relativi al software.
Essere un consulente in aiuti finanziari richiede la volontà di viaggiare e eccellenti capacità comunicative. La maggior parte delle posizioni di consulente richiede anche che il richiedente abbia un diploma universitario di quattro anni, nonché una certa esperienza nel settore degli aiuti finanziari. Molte aziende formeranno consulenti appena assunti in modo che siano esperti di pacchetti software di marchi diversi.