Molte qualifiche di segretaria legale sono simili a quelle necessarie per altre posizioni di segreteria. Questi includono l’archiviazione, la digitazione di almeno 40 parole al minuto e la possibilità di utilizzare software di elaborazione testi. Dovrebbe anche avere familiarità con diversi tipi di documenti legali e come potrebbero fluire attraverso il sistema giudiziario; conoscere una terminologia legale è essenziale. Buone capacità interpersonali e capacità di mantenere la riservatezza sono qualifiche utili, perché un segretario legale spesso si occupa di una varietà di persone in circostanze molto stressanti.
Redigere la corrispondenza e conservare i file del cliente sono due compiti comuni svolti dai segretari legali e molte qualifiche di segretario legale sono spesso di natura clericale. Un avvocato può chiedere a un potenziale dipendente di sostenere un test di battitura per dimostrare che può gestire la preparazione di grandi volumi di materiale. Saper usare il software di elaborazione testi è anche una parte essenziale del lavoro. Un segretario legale potrebbe anche tenere i registri contabili, quindi a volte sono richieste anche le competenze di base di contabilità e la formazione del database dei fogli di calcolo.
Durante l’addestramento del segretario legale, molta enfasi è posta sui documenti legali. Questo perché questo lavoratore può spesso archiviare, leggere o preparare questi documenti per conto dell’avvocato. Lui o lei potrebbe anche consegnare documenti ai clienti o archiviarli con un impiegato di tribunale. Dal momento che al segretario potrebbero non essere fornite molte istruzioni in merito, una delle qualifiche del segretario legale potrebbe essere quella di sapere a cosa servono questi documenti, in modo che possano essere archiviati o inviati per posta.
L’etica legale determina in gran parte il rapporto tra un cliente e uno studio legale. Molte qualifiche di segretaria legale sono determinate dalle norme etiche locali e possono includere la capacità di mantenere la riservatezza ed evitare un conflitto di interessi. Altre competenze potrebbero essere dovute alla natura del lavoro legale, poiché i clienti in genere vedono avvocati solo quando hanno problemi che non possono risolvere da soli. Di conseguenza, un segretario legale deve avere buone capacità di pubbliche relazioni e una capacità di mantenere la calma quando si affrontano situazioni stressanti.
In molti studi legali, un segretario legale è la prima persona che un cliente incontra quando visita. Se questo individuo è sia amichevole che professionale, la percezione dell’avvocato da parte del cliente è più probabile che sia positiva che se il segretario è ostile. I clienti potrebbero anche aver bisogno di parlare con il segretario mentre è in corso un caso, il che rende molto importante che questo lavoratore sia disposto e in grado di relazionarsi con loro.