Il ruolo generale di un coordinatore degli acquisti è l’acquisto di prodotti e servizi per la propria azienda o organizzazione. Ciò può includere l’identificazione e la ricerca di potenziali fornitori, la preparazione di richieste di proposte (RFP) per i fornitori, la revisione di proposte e la negoziazione di prezzi e condizioni. I coordinatori degli acquisti ricevono richieste per prodotti o servizi specifici necessari nell’organizzazione e quindi ottengono preventivi per tali prodotti o servizi. Preparano e inviano gli ordini di acquisto con i fornitori e tengono traccia degli ordini per assicurarsi che vengano ricevuti.
La ricezione puntuale di prodotti e servizi è molto importante per le organizzazioni, in particolare i produttori che si affidano ai fornitori per consegnare le parti in modo che possano costruire i propri prodotti. Il coordinatore degli acquisti deve garantire che i fornitori consegnino in tempo e risolvano i problemi con i fornitori quando le spedizioni sono in ritardo. I coordinatori degli acquisti risolvono anche i problemi quando vengono ricevuti ordini di acquisto con articoli danneggiati, prodotti di qualità inferiore o altri problemi. Lavorare in questo ruolo a volte può comportare quantità significative di viaggi verso i siti dei fornitori, specialmente quando si ricercano fornitori e si negoziano contratti. Spesso ci si aspetta che i coordinatori degli acquisti aiutino a ridurre i costi per le loro organizzazioni negoziando contratti e prezzi migliori con i fornitori.
I coordinatori degli acquisti potrebbero acquistare prodotti e servizi per l’utilizzo da parte delle proprie organizzazioni o potrebbero acquistare prodotti all’ingrosso o al dettaglio per rivendere. Un coordinatore degli acquisti che lavora per una grande organizzazione con molti impiegati addetti agli acquisti potrebbe essere responsabile di aree specifiche di acquisto, come lo sviluppo di richieste di offerta o l’invio di ordini. Nelle organizzazioni più piccole, il coordinatore degli acquisti potrebbe essere responsabile di tutti gli aspetti del processo di acquisto. In organizzazioni molto piccole, la funzione di acquisto potrebbe essere un ruolo tra i tanti detenuti dalla stessa persona.
La gestione dell’inventario per l’azienda o l’organizzazione può essere un’altra parte del lavoro del coordinatore degli acquisti, che potrebbe comportare l’uso di database di computer per tenere traccia dei livelli di inventario. Prevedere quando e quanto acquistare può far parte della gestione dei livelli di inventario. I coordinatori degli acquisti creano anche rapporti sullo stato e presentazioni relative agli acquisti. Potrebbero anche essere incaricati di cercare modi per migliorare i processi e le procedure di acquisto. Anche i processi e le procedure di documentazione possono far parte del ruolo di coordinatore degli acquisti.
I coordinatori degli acquisti sono talvolta chiamati agenti di acquisto, acquirenti o altri titoli simili. Diventare un coordinatore degli acquisti può richiedere ovunque, da un diploma di scuola superiore a una laurea, a seconda delle esigenze del datore di lavoro. Buone capacità comunicative nella negoziazione di contratti, forte capacità analitica di scelta dei fornitori e revisione dei termini contrattuali e forti capacità decisionali sono qualità importanti per i coordinatori degli acquisti. Essere a proprio agio nel lavorare con i numeri e avere buone capacità informatiche sono utili.