Un assistente di approvvigionamento svolge compiti essenziali all’interno di settori che richiedono una fornitura costante di articoli, come le aziende manifatturiere. Questa posizione amministrativa garantisce che i lavoratori dispongano di materiali sufficienti per una produttività efficace, mantenendo bassi i costi per maggiori profitti aziendali complessivi. Gli assistenti di approvvigionamento devono essere a proprio agio con la parola scritta e parlata, oltre che abili nei calcoli matematici.
Il compito principale di un assistente di approvvigionamento è la pianificazione degli acquisti di materiale e la stima dei tempi di arrivo. Le aziende non possono rimanere senza articoli essenziali per la creazione di un prodotto altamente desiderato, come i componenti interni del telefono cellulare. L’assistente verifica l’inventario corrente e ne osserva l’esaurimento, sia su supporto cartaceo che elettronico, e nel magazzino fisico. Bassi livelli di inventario richiedono un acquisto dal fornitore specifico per una spedizione tempestiva, evitando eventuali lacune di inventario.
La precisione nell’ordinamento è essenziale per un assistente di approvvigionamento di successo. Ogni quantità di articoli deve essere confermata prima che l’ordine d’acquisto venga inviato al venditore. Un errore o un errore errato può modificare accidentalmente un ordine da 44 a 444 articoli, causando una spesa enorme per l’azienda e livelli di inventario eccessivi.
Una volta ricevuta la spedizione, l’assistente per gli acquisti deve verificare che gli articoli spediti corrispondano all’ordine di acquisto in quantità e tipo. Eventuali variazioni dall’ordine di acquisto devono essere risolte contattando il fornitore. L’assistente deve avere capacità di comunicazione precise per risolvere eventuali malintesi sulla spedizione. Le comunicazioni con i fornitori possono essere sotto forma di telefonate, e-mail o fax.
Un altro dovere chiave per un assistente di approvvigionamento è trovare nuovi fornitori con prodotti di qualità e costi bassi. I costi dei materiali tendono ad aumentare con l’inflazione, facendo sì che il prodotto complessivo abbia un prezzo più elevato. Gli assistenti di approvvigionamento possono trovare fornitori di materiali alternativi, attraverso le reti del settore, per fornire forniture meno costose. L’assistente può persino avere chiamate in conferenza con i suoi supervisori e l’eventuale nuovo fornitore per creare un accordo commerciale.
A seconda del settore, potrebbe essere necessario che l’assistente per gli acquisti abbia familiarità con le leggi doganali governative per l’importazione di materiali. Molte aziende utilizzano materiali di altri paesi, riducendo i costi delle parti essenziali. L’importazione di parti richiede più tempo rispetto allo spostamento interno di materiali, pertanto l’assistente dovrà prendere in considerazione i tempi di spedizione aggiuntivi per evitare l’interruzione della produzione.
Questo assistente generalmente approva anche il pagamento della merce ricevuta. Eventuali controversie su una spedizione non verranno pagate fino a quando l’assistente per gli acquisti non risolverà e approverà la fattura di vendita. È possibile che l’assistente debba conteggiare ripetutamente l’inventario per risolvere le incoerenze quantitative, che richiedono un movimento agile attraverso contenitori dell’inventario o magazzini.