Un segretario scolastico è un professionista amministrativo che lavora in un ambiente educativo, in genere una scuola elementare, media o superiore. Questa persona lavorerà nel front office e sarà generalmente una delle prime persone che un individuo vedrà entrando nella scuola; infatti, salutare le persone che entrano nella scuola e indirizzarle nella posizione corretta è uno dei compiti principali di un segretario della scuola. Questa persona potrebbe anche rispondere ai telefoni, elaborare la posta e registrare le assenze degli studenti, tra numerose altre attività. Alcuni segretari lavoreranno solo durante l’anno scolastico, mentre altri lavoreranno tutto l’anno.
I lavori di un segretario di scuola elementare, media o superiore non sono generalmente troppo diversi, sebbene le scuole superiori abbiano spesso un numero di segretari per dipartimenti diversi. Le scuole più piccole potrebbero non aver bisogno di farlo. Fornire assistenza agli amministratori della scuola, nonché a genitori e studenti, è il compito principale di un segretario scolastico. Per questo motivo, questo individuo è ben informato sulla scuola e sugli altri membri del personale e può rispondere a domande indirizzate a modo suo. Gli studenti inviati in ufficio per comportamento scorretto o altri motivi potrebbero aver bisogno di consultare prima il segretario, quindi è importante che sia a conoscenza delle regole o del codice di condotta anche per la scuola.
È importante che un segretario scolastico sappia come utilizzare vari tipi di apparecchiature per ufficio, in particolare un computer. In genere dovrà anche utilizzare un fax, una fotocopiatrice e un telefono multilinea, tra le altre apparecchiature. La maggior parte dei segretari trascorre gran parte della giornata nel multi-tasking e deve essere in grado di tenere traccia delle diverse cose che accadono contemporaneamente. Ad esempio, un segretario della scuola potrebbe essere responsabile della registrazione delle assenze degli studenti e della preparazione dei rapporti al mattino, pur svolgendo anche tutti gli altri compiti amministrativi.
Per gli amministratori di livello superiore in una scuola, come un preside o un sovrintendente distrettuale, ad esempio, un segretario della scuola potrebbe lavorare solo per quella persona. Questo tipo di segretaria di solito non interagirà con gli studenti così spesso, ma sarà invece lì a fornire assistenza amministrativa. Ciò potrebbe comportare cose come la pianificazione, l’organizzazione di riunioni, la stesura di lettere o promemoria o altre attività per assistere nelle operazioni quotidiane della scuola. Questi tipi di segretari sono quelli a cui potrebbe essere spesso richiesto di lavorare tutto l’anno.