Un supervisore della fatturazione presiede un team di impiegati responsabili dell’invio delle fatture ai clienti e della riscossione dei pagamenti. Il supervisore deve assegnare compiti nell’ufficio di fatturazione e supervisionare le attività quotidiane degli impiegati. In alcuni casi, il supervisore può avere l’autorità di assumere e licenziare impiegati mentre i supervisori sono quasi sempre responsabili di fornire formazione e consulenza sul posto di lavoro.
Le compagnie di assicurazione, gli ospedali, le società di televisione satellitare e altri fornitori di servizi di solito impiegano squadre di fatturazione interne e queste squadre sono gestite da un supervisore della fatturazione. Alcuni datori di lavoro richiedono che i supervisori abbiano conseguito lauree in amministrazione aziendale, contabilità, gestione o un campo simile. Altre ditte impiegano semplicemente impiegati di fatturazione esperti e qualificati in ruoli di supervisore. Le principali compagnie assicurative possono impiegare diversi supervisori della fatturazione per presiedere squadre di impiegati che gestiscono i pagamenti per diversi tipi di polizze.
Su base giornaliera, il supervisore della fatturazione di solito deve fornire agli impiegati elenchi di clienti che devono essere fatturati per servizi recenti. In molti casi, il supervisore deve compilare report giornalieri, settimanali o mensili per tenere traccia del numero di clienti che sono stati fatturati e del numero di fatture che sono state pagate. Il supervisore può aiutare gli impiegati a localizzare i clienti che non possono essere facilmente raggiunti. Inoltre, il supervisore della fatturazione ha normalmente una certa conoscenza delle pratiche e delle leggi sulle collezioni locali e può quindi consigliare gli impiegati sul miglior modo legale per riscuotere un debito scaduto.
Talvolta i clienti contestano le fatture o perché i servizi elencati non sono stati forniti o perché il totale della fattura si discosta dal costo stimato dei servizi. In molti paesi, le compagnie assicurative pagano i premi medici per conto dell’assicurato, ma le polizze assicurative di solito coprono solo determinati costi. In questo caso gli addetti alla fatturazione devono fatturare l’assicurato per il resto della fattura. Gli addebiti che comportano un versamento di fondi spesso comportano controversie tra impiegati e consumatori. Tali controversie vengono generalmente inoltrate al supervisore della fatturazione che ha l’autorità di rinunciare alle spese o di affermare le informazioni fornite dall’addetto se la fattura era corretta.
Oltre a tentare di risolvere le controversie che coinvolgono i clienti, il supervisore della fatturazione deve anche occuparsi delle controversie interpersonali che coinvolgono impiegati. Il supervisore della fatturazione ha normalmente la responsabilità di scrivere il programma del personale e di solito ha l’autorità di disciplinare il personale che è tardivo, non si presenta per lavoro o che si esibisce male sul posto di lavoro. In alcuni paesi, i dipendenti sono tenuti a presentare schede temporali che dettagliano le loro ore lavorate e il supervisore della fatturazione deve firmare queste carte per autorizzare i pagamenti delle buste paga.