I servizi di stampa gestita si riferiscono all’esternalizzazione della stampa di documenti o all’esternalizzazione di macchine per la stampa di documenti. Ciò può essere organizzato in vari modi, tra cui la stampa fuori sede, un’area di stampa centralizzata in loco, diverse aree decentralizzate in loco o una combinazione delle ultime due. I vantaggi dei servizi di stampa gestiti comprendono la riduzione del lavoro dei dipendenti e la riduzione dei costi.
Quando la maggior parte delle persone pensa ai servizi di stampa gestiti, le macchine che vengono in mente per prime sono fotocopiatrici e stampanti perché sono gli strumenti più usati per produrre documenti stampati. A seconda delle dimensioni dell’organizzazione, potrebbe essere necessaria una o più stampanti e potrebbe essere necessario che queste unità stampino a colori o in bianco e nero. Lo stesso vale per le fotocopiatrici. In alcuni casi, le macchine a doppio scopo o persino le macchine multiuso che incorporano opzioni come la scansione o l’invio di fax, potrebbero essere la scelta migliore per un’azienda.
L’acquisto di queste macchine può essere estremamente costoso. Alcune aziende trovano più conveniente noleggiare le macchine da stampa di cui hanno bisogno. Diverse aziende offrono questo tipo di servizio a tariffe variabili.
Indipendentemente dal fatto che l’azienda possieda o prenda in leasing le macchine, le fotocopiatrici e le stampanti richiederanno comunque un servizio regolare per mantenerle in funzione e potrebbe anche aver bisogno di un servizio di emergenza per guasti o incidenti specifici. Molte delle stesse società che offrono contratti di locazione offrono anche questo tipo di servizi, basati su un contratto annuale o pluriennale. Tali contratti possono includere la fornitura di un determinato numero di cartucce di toner per periodo e probabilmente includeranno un numero prestabilito di chiamate per incidenti e appuntamenti di servizio regolarmente programmati.
L’utilizzo di tali servizi ha diversi scopi. I costi di servizio ai sensi di un contratto sono generalmente ridotti in modo significativo dalle tariffe applicate per una singola chiamata al di fuori di un contratto. La maggior parte dei contratti di servizi di stampa gestiti specifica una finestra in cui deve essere effettuata la risposta del servizio. Questo aiuta a ridurre i tempi di fermo macchina. Avere una società di servizi in servizio impedisce anche ai dipendenti che non hanno familiarità con le apparecchiature di provare a rimetterle in funzione.
Nelle aziende più grandi, i servizi di stampa gestita potrebbero significare un’area di stampa centrale in loco o all’esterno. Ciò può includere diverse fotocopiatrici o stampanti gestite da uno staff dedicato. Tali centri potrebbero anche offrire servizi aggiuntivi come la stampa di grande formato, la rilegatura e la rifinitura. Molto spesso, questo tipo di centro è destinato a lavori di grandi dimensioni e viene eseguito insieme a una serie di stampanti o fotocopiatrici disponibili in tutto l’edificio per piccoli lavori.