Il software di presentazione è uno strumento utilizzato per creare presentazioni visive. Queste presentazioni vengono solitamente consegnate in un formato di presentazione e possono essere create con una varietà di programmi. I programmi consentono di combinare elementi di testo ed elementi grafici per trasmettere informazioni importanti a un gruppo di persone contemporaneamente. Gli usi comuni di questo tipo di software includono l’insegnamento di un concetto nuovo o complesso a un gruppo di studenti, l’annuncio del lancio di un nuovo prodotto o una campagna di servizi ai dipendenti, la formazione dei dipendenti su concetti chiave o nuove politiche o la presentazione di una proposta a un gruppo.
Il software di presentazione delle presentazioni è disponibile sia per le piattaforme PC che Mac. Le opzioni includono Microsoft Office PowerPoint®, Apple KeyNote® e la presentazione di Google Docs™. Una popolare opzione open source per coloro che hanno bisogno della possibilità di creare presentazioni senza l’alto costo di un software di presentazione commerciale è Open Office Impress. Anche la presentazione di Google Docs™ è gratuita in quanto fa parte della linea di servizi Google Docs™.
Ogni software di presentazione consente agli utenti di sviluppare una presentazione di diapositive; tuttavia, i metodi per visualizzare la presentazione possono variare da programma a programma. Sia il software PowerPoint® che i programmi Impress consentono di visualizzare la presentazione a schermo intero sul monitor di un computer, dove il presentatore può programmare le modifiche alle diapositive o fare clic su di esse. La presentazione può essere spostata su uno schermo più grande collegando il monitor a un altro schermo.
Alcuni programmi consentono di esportare la presentazione in Adobe® Flash® o in formato PDF (Portable Document Format) per la distribuzione e la visualizzazione individuale. La presentazione di Google Docs™ consente di salvare le presentazioni in formato PowerPoint®, quindi il programma non è necessario per creare la presentazione, ma è un’opzione per coloro che desiderano visualizzarla. Le presentazioni basate su Adobe® Flash® possono essere le migliori per le presentazioni di diapositive che verranno visualizzate online, perché la maggior parte delle persone ha Adobe® Flash® player installato sui propri computer.
Quando il software di presentazione viene utilizzato per creare una presentazione per un seminario o webinar basato sul Web, gli utenti possono iscriversi a un servizio che consente loro di effettuare conferenze con altri e condividere lo schermo. Ciò significa che i partecipanti al webinar possono guardare la presentazione sullo schermo del proprio computer mentre ascoltano l’audio con una telefonata. Questi webinar possono essere registrati per mostrare sia la presentazione che l’audio della telefonata per scopi di visualizzazione archiviati.
Il software di presentazione rende la capacità di comunicare messaggi a un gruppo di persone molto più semplice rispetto ad altri metodi di consegna. La capacità di combinare testo e grafica rende la presentazione visivamente allettante. Vedere la presentazione mentre ne si sente parlare aiuta sia gli studenti visivi che quelli audio ad assorbire le informazioni.