Die Beschaffungsplanung ist ein Koordinationsprozess zur Vorbereitung einer reibungslosen und ereignislosen Beschaffung eines neuen Vermögenswerts oder einer neuen Lieferung. Dies kann bei besonders großen oder komplexen Vermögenswerten erforderlich sein und ist insbesondere bei Regierungsbehörden üblich. Diese Agenturen müssen in der Lage sein, nicht nur die Notwendigkeit eines Vermögenswerts zu dokumentieren, sondern auch den Prozess, mit dem er erworben wurde, um den Steuerzahlern zu versichern, dass ihre Gelder mit Bedacht und angemessen verwendet werden. Regierungspläne können der Öffentlichkeit zugänglich sein, wenn ein Vermögenswert nicht vertraulicher Natur ist.
Die Akquisitionsplanung umfasst mehrere Phasen, einschließlich Besprechungen, um den Bedarf zu ermitteln, Vermögenswerte zu lokalisieren, um diese Anforderungen zu erfüllen, und die Genehmigung durch die zuständigen Behörden einzuholen. Sobald ein Unternehmen die Genehmigung zum Kauf eines Vermögenswerts erhalten hat, kann es mit der Koordinierungsphase der Akquisitionsplanung fortfahren. Wenn beispielsweise eine Regierungsbehörde ihre Computersysteme ersetzen möchte, muss sie einen Zeitplan für den Austausch entwickeln, und der Zeitplan muss die spezifischen Rollen der verschiedenen Mitarbeiter im Prozess erörtern.
Unternehmen, die an der Akquisitionsplanung beteiligt sind, können die Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter für jede Phase delegieren, einschließlich des Transfers, Entladens, Testens und Installierens von Assets. Der erforderliche Planungsgrad kann von der Anlage abhängen. In der Planungsphase versuchen die Mitarbeiter, an mögliche Probleme zu denken, die auftreten können, damit sie diese vorhersehen oder antizipieren können. Die technischen Spezifikationen des Vermögenswerts werden sorgfältig geprüft, um potenzielle Probleme und Bedenken wie Zerbrechlichkeit oder die Notwendigkeit einer speziellen Ausrüstung für den Umgang mit dem Vermögenswert zu erkennen.
Bei der Planung der Anlagenbeschaffung können auch Personalbedarfe wie Schulungen berücksichtigt werden. Für so etwas wie die Installation eines neuen Computersystems benötigen die Arbeiter möglicherweise einen Tag Schulung oder mehr, um das neue System zu erlernen. Die Planer müssen eine Auszeit oder eine vorübergehende Betriebsunterbrechung einplanen, während die Anlage installiert und getestet wird und die Mitarbeiter lernen, sie zu nutzen. Planer können Notfallpläne entwickeln; Beispielsweise benötigt eine Behörde möglicherweise Zugriff auf ein Backup-System, falls bei der Installation eines neuen Systems ein Problem auftritt.
Spezialisten für die Planung des Vermögenserwerbs können als Berater und Berater fungieren, um diesen Prozess zu unterstützen. Sie können an jedem Schritt beteiligt werden, vom ersten Treffen zur Besprechung eines unerfüllten Bedarfs bis zur endgültigen Installation der Anlage. Diese Arbeit erfordert Kenntnisse der Organisation, Fähigkeiten zum kritischen Denken und die Fähigkeit, Situationen aus verschiedenen Blickwinkeln zu betrachten.