Die Abschreibung bezieht sich auf den Wertverlust eines Vermögenswerts, der aufgrund von Abnutzung im Laufe der Nutzungsdauer für geschäftliche Zwecke verwendet wird. Der buchhalterische Eintrag für die Abschreibung wird sowohl in der Bilanz eines Unternehmens als auch in seiner Gewinn- und Verlustrechnung dargestellt. In der Gewinn- und Verlustrechnung ist der Abschreibungsposten ein Sollkonto, das den Abschreibungsbetrag darstellt, den der Vermögenswert in diesem Abrechnungszeitraum erlitten hat. Im Gegensatz dazu ist der Bilanzposten eine Gutschrift und stellt den Abschreibungsbetrag dar, der bis zu diesem Zeitpunkt auf den Vermögenswert aufgelaufen ist.
Jeder Vermögenswert, der von einem Unternehmen genutzt wird, wie ein Auto, ein Computer oder ein Gebäude, erleidet einen Wertverlust, wenn er über einen bestimmten Zeitraum genutzt wird. Dieser Wertverlust, bekannt als Abschreibung, ist ein wichtiger Grundsatz, den Unternehmen verstehen müssen, wenn es darum geht, ihre Buchhaltung zu erstellen. Die Abschreibung erfolgt nach dem Matching-Prinzip, bei dem die Erlöse eines Vermögenswerts mit dem Wertverlust im Laufe der Zeit verrechnet werden.
In einer Bilanz kumuliert sich der Abschreibungsposten im Laufe der Zeit. Es wird als Gegenkonto bezeichnet, weil es den Abschreibungskosten entgegenwirkt und in der Regel unter der Rubrik Sachanlagen abgelegt wird. Der Eintrag ist eine Gutschrift in der Bilanz und wird von einer Periode in die nächste übertragen. Beispiel: Ein Geschäftsfahrzeug, das fünf Jahre lang zu einem Satz von 200 US-Dollar (USD) pro Jahr abgeschrieben wurde, hätte eine kumulierte Abschreibung von 1,000 US-Dollar in der Bilanz.
Im Gegensatz dazu ist die Abschreibungsbuchung in der Gewinn- und Verlustrechnung, die die von einem Unternehmen zu zahlenden Steuern bestimmt, ein Sollkonto und nur vorübergehend. Der jährliche Abschreibungsbetrag wird als Abschreibungsaufwand bezeichnet. Dieser Betrag wird jedes Jahr auf Null gesetzt und nicht übertragen. Im obigen Beispiel würde der Abschreibungsaufwand für das Fahrzeug im ersten Jahr 200 USD betragen und im zweiten, dritten usw. immer noch 200 USD.
Der Abschreibungsbetrag eines Vermögenswerts wird nach mehreren Methoden berechnet, wobei die beiden allgemeinen Methoden die lineare Methode sind, bei der jedes Jahr der gleiche Betrag abgeschrieben wird, und die beschleunigte Abschreibung, bei der im ersten Jahr ein höherer Betrag abgeschrieben wird mit in jedem Folgejahr werden abnehmende Beträge abgeschrieben. Es ist wichtig zu beachten, dass die Erfassung des Abschreibungsaufwands keinen Geldverlust für das Unternehmen darstellt, sondern einen Einkommensverlust. Darüber hinaus sind die Anschaffungskosten des Vermögenswerts, wie sie nach der Abschreibung in der Bilanz aufgeführt sind, möglicherweise nicht repräsentativ für den tatsächlichen Marktwert des Vermögenswerts, sondern stellen lediglich einen Versuch dar, Kosten und Aufwand durch die Bilanzierung auszugleichen.