Ein Kleingeldkonto ist keine Art von Bankkonto, sondern eher ein Fonds, der innerhalb eines Unternehmens geführt wird. Der Portokassenbetrag enthält einen geringen Bargeldbetrag und wird hauptsächlich für Einkäufe verwendet, wenn die Verwendung von Schecks, Debitkarten oder Kreditkarten unseriös wäre. Das Bargeld kann auch zum Wechseln verwendet werden, wenn der Kassenstand nicht ausreicht. Dem Portokassenkonto sind nur ein oder zwei Personen zugeordnet, und jedes Geld, das entnommen oder eingezahlt wird, wird in einem Buch verbucht. Das Bargeld wird in einem Schließfach aufbewahrt und in der Regel am Geschäftssitz aufbewahrt.
Kleingeldkonten werden immer verwendet, um einen kleinen Geldbetrag zu speichern. Der häufigste Betrag liegt bei etwa 100 US-Dollar (USD) für kleine Unternehmen, die nicht viele Ausgaben haben. Größere Unternehmen können bis zu 1,000 US-Dollar einbehalten, aber normalerweise nicht mehr, da höhere Beträge den potenziellen Verlust bei Diebstahl erhöhen. Um das Kleingeld aufzubewahren, wird es normalerweise in einem Schließfach verschlossen, das im Geschäft aufbewahrt wird.
Der Zweck eines Kleingeldkontos besteht darin, einen kleinen Geldpool zu haben, wenn kleine Einkäufe getätigt werden müssen. Das Konto kommt ins Spiel, wenn ein Kauf so klein ist, dass es sich nicht lohnt, die formellen Kanäle zu durchlaufen, die erforderlich sind, um einen Scheckeinzug zu erhalten oder die Erlaubnis zur Verwendung einer Kredit- oder Debitkarte des Unternehmens zu erhalten. Das Wechselgeld kann auch vom Kleinkassenkonto aus vorgenommen werden, wenn die Kasse nicht genügend Bargeld hat und wenn kein Geld von der Bank zur Verfügung steht, kann die Kasse vorübergehend die Kasse auffüllen.
Immer wenn Geld vom Kassenkonto abgezogen oder auf das Kassenkonto gelegt wird, wird der Betrag von jemandem abgebucht. Wenn beispielsweise 5 USD abgehoben werden, werden die 5 USD als Abhebung markiert, selbst wenn Restgeld von Einkäufen übrig ist. Dies stellt sicher, dass kein Diebstahl stattfindet, und stellt außerdem sicher, dass Manager genau wissen, wie viel Geld sich auf dem Konto befindet. Wenn die Änderung zurückgegeben wird, wird sie ebenfalls vermerkt.
Nur wenige Personen innerhalb eines Unternehmens haben Zugriff auf das Kassenkonto. Es ist wahrscheinlicher, dass ein oder zwei Personen für das Konto verantwortlich sind. Wenn eine Person dafür verantwortlich ist, Bargeld vom Konto zu entfernen und das Konto aufzufüllen, sowie alle Abhebungen oder Einzahlungen zu markieren. Bei zwei Personen haben entweder beide Personen die Kontrolle über das Geld und die Buchhaltung oder eine Person wird dem Geld und eine andere der Buchhaltung zugeordnet.