Ein Änderungsmanagementprozess ist eine Reihe von Geschäftspraktiken, die verwendet werden, um Änderungen innerhalb eines großen Systems oder einer großen Organisation zu kontrollieren und zu verwalten. Der Begriff wird am häufigsten im Anlagenbau oder bei großen Bauprojekten verwendet. Der Zweck des Änderungsmanagements besteht darin, sicherzustellen, dass zwischen dem Kunden und dem Dienstleister eine klare Kommunikation über die angeforderte Abweichung von den akzeptierten Spezifikationen, die Auswirkungen auf den Zeitplan und die voraussichtlichen Kosten dieser Änderungen besteht. Ein zusätzlicher Bonus dieses Prozesses ist die Validierung der Berechtigung für die Änderungsanträge.
Der gesamte Change-Management-Prozess besteht aus drei Elementen: Anforderung der Änderung, Bewertung von Zeit und Kosten für die Durchführung der Änderung und Umsetzung der Änderungen. Diese Schritte bleiben gleich, wenn es sich bei dem Projekt um ein IT-Projekt oder ein Bauprojekt handelt. Es ist erwähnenswert, dass die strikte Einhaltung eines formalen Change-Management-Prozesses von den Gerichten als gültiges Instrument für das Management von Vertragsänderungen anerkannt wird. Änderungen, die im Rahmen des Verfahrens beantragt und genehmigt werden, müssen von der Kanzlei bezahlt werden, unabhängig von der Befugnis des Antragstellers. Es wird davon ausgegangen, dass die Firma eine Geschäftspraxis entworfen hat, die ihrem internen Genehmigungsprozess folgte.
Um die Änderungsanträge zu verwalten, entwerfen viele Unternehmen ein Formular, das alle erforderlichen Informationen bereitstellt. Ein Änderungsanforderungsformular erfordert beispielsweise in der Regel den Namen des Anforderers und seinen Titel, die geschäftlichen Gründe für die Anforderung, die erforderliche Funktionalität und die Gesamtauswirkungen. Die Namen der Verantwortlichen, die die Änderungen testen und akzeptieren, sind ebenfalls enthalten. Nach Erhalt und Prüfung des Formulars weist der Systemadministrator der Anfrage eine Tracking-Nummer zu.
Der System- bzw. Projektverantwortliche prüft nun die Antragsdetails und berechnet die benötigten Ressourcen, die Zeitaufteilung und eventuelle Kosten für die Umsetzung dieser Änderung. Während dieses Prozesses kann es zu Fragen oder Klärungsbedarf seitens des Anforderers kommen. Diese Informationen werden in das Änderungsantragsformular aufgenommen.
Wenn die Kosten akzeptiert werden, wird die Anfrage normalerweise im Rahmen des Änderungsmanagementprozesses zu einer priorisierten Liste anderer Änderungsanfragen hinzugefügt. Die Arbeit wird einem bestimmten Bereich zugeordnet, der in Abstimmung mit dem System- oder Projektleiter die Anforderungen klärt und die notwendigen Änderungen vornimmt. In einer IT-Umgebung werden diese Änderungen in einem Testsystem vorgenommen. Es liegt in der Verantwortung der Tester sicherzustellen, dass die Änderungen ihren ursprünglichen Anforderungen entsprechen und keine negativen Ergebnisse erzeugen. Nach erfolgreichem Testabschluss werden die Änderungen in das Produktiv- oder Live-System übernommen. Alle Probleme oder neue Probleme, die als Ergebnis dieser Änderung entstehen, werden überprüft und können zu zusätzlichen Zyklen von Änderungen, Tests und Implementierungen führen.