Document Imaging ist heute ein wesentliches Element der Geschäftstätigkeit. Als Mittel zum Erstellen elektronischer Kopien wichtiger Papiere, Diagramme und Bilder trägt Document Imaging dazu bei, dass Geschäftspapiere sicher gespeichert und archiviert werden können. Hier sind die Grundlagen der Dokumentenabbildung, einschließlich der Speicherung und Verteilung der gespeicherten Bilder.
Das Imaging von Papierdokumenten ist sehr einfach. Alles, was wirklich benötigt wird, ist ein hochwertiger Scanner, ein USB-Kabel zum Anschluss des Scanners an einen Computer und dann eine Scansoftware, mit der das gespeicherte Bild benannt und gespeichert werden kann. Waren Dokumentenscanner früher etwas teuer, sind heute Geräte von guter Qualität zu sehr günstigen Preisen erhältlich. Dies macht Document Imaging sowohl für Unternehmen als auch zu Hause möglich.
Sobald die Software auf die Festplatte geladen ist und der Scanner vom System erkannt wird, legen Sie das Dokument einfach mit der bedruckten Seite nach unten auf den Scannerbildschirm und drücken Sie die Starttaste, um den Scanvorgang zu starten. Ähnlich wie bei einem Kopiergerät erstellt der Scanner ein Bild des Dokuments, das von einem Ende zum anderen arbeitet. Wenn die Seite fertig ist, kann die Software das gescannte Dokument benennen und dann auf der Festplatte des Computers speichern. Alternativ kann das gescannte Dokument zum Speichern und Abrufen auf eine CDR geladen oder auf einen Server hochgeladen werden.
Die Vorteile des Scannens von Dokumenten sind zahlreich. Erstens stellt die Erstellung einer elektronischen Kopie wertvoller Dokumente sicher, dass das Original selbst bei Verlust durch Ausdruck der elektronischen Kopie wiederhergestellt werden kann. Zweitens können wertvolle Archive aus vergangenen Jahren erfasst und aufbewahrt werden, da Document Imaging eine Kopie erzeugt, die nicht verblasst, mit der Zeit vergilbt oder im Laufe der Zeit brüchig wird. Und schließlich macht es die Document Imaging sehr einfach, Kopien von Papierdokumenten mit entfernten Standorten zu teilen.
Wenn sich beispielsweise ein Vertriebsmitarbeiter im Ausland befindet und eine Kopie eines Kundenvertrags sehen muss, müssen keine Kosten für die Anfertigung einer Papierkopie und den Versand per Kurierdienst anfallen. Stattdessen kann das gescannte Dokument einfach per E-Mail gesendet oder in ein Netzwerk gestellt werden, auf das der Mitarbeiter zugreifen kann. Was früher Tage dauerte, dauert mit Document Imaging jetzt nur noch wenige Minuten.
Document Imaging hat die Art und Weise, wie viele Unternehmen wichtige Dokumente speichern, verändert und das Abrufen von Daten bei Bedarf erheblich erleichtert. Ob es sich bei den Dokumenten um Bilder, Verträge oder Baupläne handelt, die Bilder wichtiger Papiere bleiben erhalten und stehen bei Bedarf jederzeit zur Verfügung.