Electronic Data Interchange (EDI) ist der Prozess, bei dem Computer zum Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen Unternehmen verwendet werden. Früher wurden zum Austausch von Dokumenten Faxgeräte oder herkömmliche Post verwendet. Mailing und Fax werden in Unternehmen immer noch verwendet, aber EDI ist eine viel schnellere Möglichkeit, dasselbe zu tun.
EDI wird von einer Vielzahl von Unternehmen verwendet. Über 100,000 Unternehmen haben die traditionelleren Methoden durch EDI ersetzt. Dieses neue System hat eine Reihe von Vorteilen; Kosten ist einer von ihnen. Der Austausch von Computer zu Computer ist viel kostengünstiger als herkömmliche Methoden des Dokumentenaustauschs. Die Bearbeitung einer papierbasierten Bestellung kann bis zu 70 US-Dollar (USD) kosten, während die Verwendung von EDI 1 USD oder weniger kostet.
Da ein Computer die Dokumente in EDI verarbeitet, ist auch die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler geringer. Geschwindigkeit ist ein weiterer Vorteil. Eine Papierbestellung kann von der Anfrage des Käufers bis zum Versand durch den Versender zehn Tage bis zwei Wochen dauern. Jetzt kann dieselbe Bestellung in weniger als einem Tag bearbeitet werden.
Diese schnelleren Transaktionszeiten tragen dazu bei, effiziente Lagerbestände aufrechtzuerhalten. Sie tragen auch zu einer besseren Nutzung des Lagerraums und weniger Problemen mit Fehlbeständen bei. Dies führt wiederum zu einer Reduzierung der Frachtkosten, da keine Last-Minute-Eilzuschläge erforderlich sein sollten.
Der Prozess hat einige Nachteile. EDI kann nur funktionieren, wenn alle, mit denen das Unternehmen zu tun hat, dieselbe Methode verwenden. Wenn die Umstellung in einigen Unternehmen nicht durchgeführt wurde, müssen andere Unternehmen, die mit ihnen zu tun haben, möglicherweise neben den traditionelleren Methoden EDI verwenden. Dies kann teuer und zeitaufwendig sein. Es kann sein, dass ein Mitarbeiter den Versandprozess aufrechterhält, während ein anderer Mitarbeiter Dokumente elektronisch sendet.
Der Prozess der Verwendung von EDI für den Einkauf ist sehr einfach. Nach dem Schreiben einer Bestellung wird das Dokument in ein bestimmtes Format übersetzt und über das Internet an den Lieferanten übermittelt. Es muss sichergestellt sein, dass das von beiden Parteien verwendete Dokument exakt das gleiche Format hat.
Sicherheit ist ein wichtiges Thema für Unternehmen, die EDI einsetzen. Die Datensicherheit wird während des gesamten Prozesses durch Passwörter, Verschlüsselung und Benutzeridentifikation kontrolliert. Das EDI verfügt über eine Software, die die Dokumente auf Richtigkeit prüft und bearbeitet.
Für diese Methode des Dokumentenaustauschs wird im Grunde nur ein Computer und ein Zugang zum Internet benötigt. Es gibt viele Unternehmen, die unkomplizierte EDI-Softwareanwendungspakete anbieten. Diese verfügen über eine eigene Verschlüsselungssoftware und der Installationsvorgang kann in wenigen Minuten abgeschlossen werden. Mit einem geringen Anfangsaufwand können Unternehmen EDI nutzen, um die Effizienz zu verbessern und gleichzeitig Zeit, Geld und Arbeit zu sparen.
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