Bei der Wahl eines elektronischen Datenaustauschs (EDI) sind mehrere Faktoren zu berücksichtigen. Zu den wichtigsten zählen Budget, Unternehmensgröße und spezifische Anforderungen. Es kann auch von Vorteil sein, die Fähigkeit des Unternehmens zu prüfen, ein EDI-System zu unterstützen, bevor Sie einen Kauf tätigen. Viele Unternehmen entscheiden, welchen elektronischen Datenaustausch sie kaufen, basierend auf welchen Systemen die Unternehmen, mit denen sie regelmäßig kommunizieren, verwenden.
Das Format ist ein wichtiges Element, das bei der Auswahl eines elektronischen Datenaustauschsystems zu berücksichtigen ist. Einige Unternehmen können eine Version erwerben, die Software verwendet und in das Computersystem der Organisation integriert werden muss. Dies ist in der Regel eine gute Option für ein größeres Unternehmen mit technischem Supportpersonal. Unternehmen, die kein EDI herunterladen möchten, können eine webbasierte Schnittstelle verwenden. Dies kann eine bessere Alternative für kleinere Organisationen sein.
Die Bedürfnisse der Unternehmen, mit denen eine Organisation kommuniziert, sind ein weiterer Faktor, der bei der Auswahl eines EDI berücksichtigt werden muss. Einige Unternehmen haben strenge Vorschriften bezüglich des Formats und der Versandmethoden, die für den Transport von Dokumenten verwendet werden. Obwohl der elektronische Datenaustausch tendenziell eine universelle Konfiguration hat, gibt es einige Details, die für bestimmte Systeme spezifisch sein können. Ein Unternehmen kann auch ein System, das von einem Partner verwendet wird, als bewährte Einheit ansehen, wenn es sich für dieses Geschäft als vorteilhaft erwiesen hat.
Das Budget ist ein weiterer zu berücksichtigender Faktor bei der Suche nach einem EDI. Neben den Startgebühren sind auch die Kosten für Upgrades und Wartung zu beachten. Es kann auch nützlich sein, zu bewerten, wie viel Zeit das technische Personal mit dem Produkt verbringen wird, und die finanziellen Auswirkungen abzuschätzen.
Die Schnittstelle eines EDI ist ein weiteres wichtiges zu berücksichtigendes Element. Dies kann teilweise von der technischen Fähigkeit des Personals abhängen, das das System verwenden soll. Erfahrenere Mitarbeiter sind möglicherweise bereit, ein komplexes System zu verwalten, während weniger technische Fachleute eine benutzerfreundlichere Oberfläche wünschen.
Es kann auch sinnvoll sein zu überlegen, wie viel und welches Volumen der elektronische Datenaustausch voraussichtlich bewältigen wird. Ein wichtiger zu berücksichtigender Faktor ist die durchschnittliche Anzahl der auszutauschenden Dokumente, von der täglichen Schätzung bis zur jährlichen Nutzung. Auch die Anzahl der Mitarbeiter, die das System voraussichtlich nutzen werden, kann bei der Kaufentscheidung eine Rolle spielen. Es kann einfacher sein, ein Webinterface zu verwenden, wenn mehrere Personen Dokumente senden sollen.