Administrativer Wert ist die Einschätzung der Bedeutung einer Geschäftsaufzeichnung für den täglichen Betrieb. Aufzeichnungen mit administrativem Wert werden archiviert oder regelmäßig für die Geschäftsabwicklung verwendet. Diese Kategorisierung von Geschäftsunterlagen bestimmt die Richtlinien zur Aufbewahrung von Dokumenten eines Unternehmens und kann unter verschiedenen Umständen rechtliche Auswirkungen haben, z.
Geschäftsunterlagen sind das Lebenselixier des Betriebs. Der Papierpfad von Transaktionen ist die Art und Weise, wie ein Unternehmen seinen staatlichen Verpflichtungen nachkommt, um die Einhaltung des Gesetzes nachzuweisen. Unternehmen sind verpflichtet, Verkäufe zu dokumentieren, um die Zahlung von Einkommensteuern zu belegen, sowie Aufzeichnungen über den Status der Mitarbeiter, um die Arbeitsberechtigung nachzuweisen und die geleisteten Arbeitsstunden zu belegen. Richtlinien und Verfahren werden in der Regel auf Papier festgehalten, wodurch eine historische Aufzeichnung der Änderung der Richtlinien im Laufe der Zeit erstellt wird.
Diese Anforderungen zusammen mit internen Anforderungen und Branchenstandards bedeuten, dass jeder Datensatz, den ein Unternehmen erstellt, auf seinen administrativen Wert hin überprüft werden muss. Ein Unternehmen stellt fest, ob die Aufzeichnungen für eine bestimmte Zeit aufbewahrt werden müssen oder sollen oder ob sie ohne Folgen vernichtet werden können. Größere Unternehmen erstellen in der Regel eine Richtlinie zur Dokumentenaufbewahrung, die den Mitarbeitern hilft, den Wert von Dokumenten zu bestimmen, damit die Art der aufbewahrten Geschäftsunterlagen im gesamten Unternehmen einheitlich sind.
Kleinere Unternehmen entwerfen selten eine formelle Richtlinie zur Dokumentenaufbewahrung, aber die Bestimmung des administrativen Wertes ist in einer kleinen Unternehmensumgebung nicht weniger wichtig. Unzureichende Aufzeichnungen können jedes Unternehmen aus dem Ruder laufen lassen. Beispielsweise gewährt ein Unternehmen, das Dienstleistungsverträge abschließt, dem Kunden in der Regel das Recht, seine Aufzeichnungen über die Kontoaktivitäten zu prüfen. Werden keine ordnungsgemäßen Verwaltungsakten geführt, kann der Kunde auf Rückzahlung der geleisteten Zahlungen klagen. In einer Einzelhandelsverkaufsumgebung könnte die erfolgreiche Verteidigung eines Rechtsstreits durch Ausrutscher und Sturz von den schriftlichen Richtlinien und Verfahren abhängen, die die Mitarbeiter im Rahmen ihrer beruflichen Erstausbildung erhalten haben.
Der Verwaltungswert spielt auch im öffentlichen Kontext aus Aufsichts- und historischen Gründen eine Rolle. Die Öffentlichkeit hat in der Regel ein Interesse an der täglichen Arbeit von Regierungsbeamten und -büros, und in einigen Ländern gibt es Gesetze, die die Öffentlichkeit zum Zugriff auf Regierungsunterlagen berechtigen, wie beispielsweise der Freedom of Information Act in den USA. Eine Bewertung des Verwaltungswerts bestimmt oft, welche Aufzeichnungen aufbewahrt werden müssen und was unter Einhaltung der Gesetze vernichtet werden kann. Ohne diese Betonung des Wertes bestimmter Geschäftsdokumente würde ein Großteil der Transaktionsgeschichte von Unternehmen, Agenturen und Organisationen verloren gehen.