Ein Asset-Inventarsystem ist ein Werkzeug, das einem Unternehmen hilft, den Überblick über seine Vermögenswerte zu behalten, indem es einem Unternehmen bei der Erfassung seiner Vermögenswerte und der Verfolgung des Standorts der Vermögenswerte unterstützt wird. Im Allgemeinen umfassen Vermögenswerte, die von dieser Art von System verfolgt werden, physische Vermögenswerte sowie geistiges und technologisches Eigentum, aber diese Art von System kann auch verwendet werden, um Kapitalvermögen, am häufigsten als Geld bekannt, zu verfolgen. Ein Asset-Inventar-System wird am häufigsten im Bereich der Bestandsverwaltung oder des Asset-Trackings eingesetzt. Es wird am häufigsten in Geschäften verwendet, die physische Produkte führen.
Obwohl einige Unternehmen möglicherweise Nicht-Software-Asset-Inventarsystemtechniken einsetzen, sind Asset-Inventarsysteme normalerweise Softwareprogramme. Arten von Ausrüstung, die von Anlagenbestandssystemen verfolgt werden, können Firmenmaschinen, Fahrzeuge und Immobilien umfassen, aber auch Patente, Software und alle Informationen, die für ein Unternehmen wertvoll sind. Die Nachverfolgung dieser Assets mit dieser Art von System kann sicherstellen, dass ein Unternehmen genügend zur Verfügung hat, ohne dass zusätzliche Kosten entstehen, um zusätzliche Ressourcen vorrätig zu halten, um zu vermeiden, dass sie ausgehen. Vielmehr wird diese Art von System bei richtiger Verwendung dem Geschäftsinhaber, der Assets verfolgt, genau mitteilen, wie viele von welchen Arten von Assets zur Verwendung zur Verfügung stehen.
Ein Asset-Inventar-System ist Teil eines größeren Systems zur Verfolgung und zum Schutz von Assets innerhalb eines Unternehmens und wird häufig als Teil der Verlustprävention verwendet. Ohne ein System zur Inventarisierung von Vermögenswerten wird ein Unternehmen nicht wissen, welche Vermögenswerte es für seine Verwendung zur Verfügung hat. Fehlende Informationen über die Vermögenswerte eines Unternehmens können es skrupellosen Mitarbeitern erleichtern, Vermögenswerte eines Unternehmens zu entwenden oder unbefugt zu verwenden. Ein solches System kann einem Unternehmen auch dabei helfen, nachzuvollziehen, welche seiner Mitarbeiter wann Unternehmenswerte genutzt haben, um Schäden oder Missbrauch zuverlässig bis zum Täter zurückverfolgen zu können.
Arten von Inventarsystemen können Inventarsysteme für Anlagegüter, Inventarsysteme für Informationsdienste und Inventarverwaltungssysteme umfassen. Neben der Verfolgung der Vermögenswerte eines Unternehmens können Inventarsysteme einem Unternehmen Informationen darüber geben, wie und wann Vermögenswerte innerhalb eines Unternehmens verwendet werden. Dies kann nützlich sein, wenn ein Unternehmen den Verkauf eines Produkts abwickelt, da es dem Unternehmen Informationen darüber geben kann, was verkauft wird und wann es wahrscheinlich verkauft wird.
Software für das Inventarisierungssystem kann den schwierigen Prozess der Inventarisierung des Eigentums eines Unternehmens erheblich erleichtern. Die meisten Software dieser Art ermöglicht es einem Geschäftsinhaber, die Verfügbarkeit von Vermögenswerten zu überprüfen und zu verfolgen. Manchmal umfasst ein Inventarsystem für Vermögenswerte Mittel zur einfacheren Erfassung von Vermögenswerten in einem System, wie das Scannen von Strichcodes und numerische Eingaben. Die Inventarsystemsoftware für Einzelhandelsanlagen kann sich auch in das Verkaufssystem eines Geschäfts integrieren, um aktuelle Informationen über die verfügbaren Produktbestände innerhalb eines Unternehmens bereitzustellen.