Ein Auftragnehmervorschlag ist eine schriftliche Gliederung, die die wichtigsten Bedingungen des vom Auftragnehmer abzuschließenden Projekts enthält. Ein Auftragnehmervorschlag wird normalerweise erstellt, nachdem der Auftragnehmer mit dem Auftraggeber gesprochen hat, um seine Bedürfnisse sowie die Zeit und die Ressourcen, die der Auftragnehmer für das Projekt aufwenden muss, zu bewerten. Ein Angebot eines Auftragnehmers enthält im Allgemeinen Informationen wie geschätzte Kosten oder „Angebot“ und Zahlungsbedingungen, den Namen und die Anschrift sowohl des Auftragnehmers als auch des Auftraggebers, eine detaillierte Beschreibung oder Zeichnung des Projekts sowie die Start- und Fertigstellungstermine.
Es ist nicht ungewöhnlich, dass eine Einzelperson oder eine Organisation mehr als einen Auftragnehmervorschlag von verschiedenen Auftragnehmern einholt und diese als Projektangebote verwendet. Beim Vergleich verschiedener Vorschläge sollte jedoch berücksichtigt werden, ob der Auftragnehmer Materialkosten berücksichtigt hat oder nicht. Der Auftraggeber sollte auch vermerken, welche Verantwortlichkeiten der Auftragnehmer gegebenenfalls zusätzlich zum abgeschlossenen Projekt als seine eigenen umrissen hat. Wenn es sich beispielsweise um ein baubezogenes Projekt handelt, kann es erforderlich sein, dass entweder der Auftraggeber oder der Auftragnehmer bestimmte Baugenehmigungen einholen. Im Angebot des Auftragnehmers sollte auch angegeben sein, ob der Auftragnehmer die Verantwortung für Versicherungen, Gewährleistungen und Projektbereinigung übernimmt.
Entscheidet sich der Kunde, das Angebot des Auftragnehmers anzunehmen, kann er sich entscheiden, eine grundlegende Due Diligence durchzuführen, bevor er den endgültigen Vertrag oder die endgültige Vereinbarung unterzeichnet. Zu den Due-Diligence-Punkten können die Aufforderung des Auftragnehmers nach seinen beruflichen Projektreferenzen, der Handelsregisternummer oder dem Namen des Versicherungsträgers des Auftragnehmers gehören, falls zutreffend. Da Streitigkeiten über Bauverträge keine Seltenheit sind, sollte sich der Kunde auch gerne bei seinem örtlichen Better Business Bureau (BBB) erkundigen, ob frühere Kunden Beschwerden über den potenziellen Auftragnehmer eingereicht haben oder nicht.
Ein Auftragnehmervorschlag kann verlangen, dass der Auftraggeber vor Beginn des Projekts eine Anzahlung leistet. Es ist auch nicht ungewöhnlich, dass ein Auftragnehmervorschlag Zwischenzahlungen für verschiedene Projektmeilensteine enthält. Es obliegt jedoch dem Auftraggeber, sicherzustellen, dass die Meilensteine erreicht sind, bevor er an den Auftragnehmer bezahlt, und eine unterschriebene Quittung vom Auftragnehmer für jede Barzahlung einzuholen.