Ein Beschaffungsservice ist ein unabhängiges Unternehmen, das sich darauf spezialisiert hat, großen und kleinen Organisationen dedizierte Beschaffungsunterstützung zu bieten. Beschaffung oder Einkauf ist die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen zur Verwendung in einem Geschäftsumfeld. Die meisten großen Unternehmen verfügen über eine eigene Beschaffungsabteilung, die mit Beschaffungsbeauftragten und Einkäufern besetzt ist. Der Zweck einer Beschaffungsdienstleistung oder -abteilung ist derselbe, die bestmögliche Kombination aus Preis, Service und Qualität für die Organisation zu erzielen.
Die meisten Beschaffungsdienstleistungen konzentrieren sich auf einen bestimmten Aspekt der Beschaffung. Beispielsweise verfügt ein elektronisches Beschaffungsunternehmen über ein vollständiges Softwarepaket, das das Unternehmen im Auftrag des Kunden betreibt und verwaltet. Der Auftraggeber nimmt Bestellungen von Kunden entgegen und übermittelt Rechnungen an den Beschaffungsdienst. Alle dazwischen liegenden Transaktionen, das Management, die Unterstützung der Technologie und die Erstellung von Geschäftsprozessen, liegen in der Verantwortung des Beschaffungsdienstes.
Es gibt zwei gängige Arten von traditionellen Beschaffungsdienstleistungen: Strategisches Sourcing und Bestellmanagement. Strategisches Sourcing bezieht sich auf den Prozess der Abgabe und Verwaltung von Angeboten, Angeboten, Angebotsanfragen, Ausschreibungsmanagement und verwandten Prozessen. Diese Art von Beschaffungsservice wird in der Regel projektbezogen abgerechnet, da die Art des Personals und der Zeitaufwand je nach Projekt variieren.
Ein Bestellverwaltungsservice ist für die Durchführung der Hauptfunktion eines Einkäufers innerhalb der Organisation verantwortlich. Der Dienst erhält Anfragen von Mitarbeitern für bestimmte Materialien. Das Unternehmen überprüft dann die bestehenden Verträge, identifiziert einen geeigneten Lieferanten, bestätigt, dass Preis und Lieferung für den Kunden akzeptabel sind, und erteilt die Bestellung. Der Zweck dieser Art von Service besteht darin, die Gemeinkosten für kleine und mittlere Unternehmen zu senken, die nicht über ein ausreichendes Einkaufsvolumen verfügen, um einen Vollzeitkäufer zu rechtfertigen, aber die Kosteneinsparungen im Zusammenhang mit einer formelleren Beschaffung nutzen möchten Prozess.
Die Inanspruchnahme einer Beschaffungsdienstleistung wird von den Mitarbeitern oft als Auslagerung wesentlicher Funktionen und Verwaltungsaufgaben angesehen. Aus geschäftlicher Sicht übersteigen die Einsparungen, die ein professioneller Service erzielen kann, die Kosten bei weitem. Darüber hinaus ist der Dienst völlig unabhängig von der Firma und würde keine Voreingenommenheit oder Präferenz für einen bestimmten Lieferanten oder eine bestimmte Firma haben.
Bei der Suche nach einem Beschaffungsservice fragen Sie am besten nach Referenzen. Nehmen Sie sich die Zeit, die Details zu überprüfen und mit den Fachleuten über ihre Erfahrungen, den Problemlösungsprozess und die Abrechnungsverfahren zu sprechen. Viele Beschaffungsdienstleister rechnen auf der Grundlage eines Teils der eingesparten Dollar ab. Informieren Sie sich im Voraus, wie dieser berechnet wird, um die Auswirkungen dieser Bewertungsmethode zu verstehen.