Einkaufstrainings werden von einer Vielzahl von Community Colleges und Universitäten angeboten. Beschaffung ist ein anderer Begriff für Einkauf oder Einkauf. Es wird verwendet, um Einkaufsaktivitäten im Namen eines Unternehmens oder einer Organisation zu beschreiben. Es gibt drei verschiedene Ebenen der Beschaffungsschulung: Basisdatenverarbeitung, Beschaffungsanalyse und Management.
Die Datenverarbeitung ist ein wichtiger Bereich der Beschaffungsschulung. Die überwiegende Mehrheit der Beschaffungsaktivitäten wird mithilfe von Computersoftwareprogrammen abgewickelt. Die korrekte Eingabe der erforderlichen Daten ist ein wesentlicher Bestandteil des Beschaffungsprozesses. Diese Art der Beschaffungsschulung ist auf Gemeinde- und Berufskollegebene verfügbar. Dieser Kurs kann sich auf ein bestimmtes Softwareprogramm konzentrieren oder allgemein genug sein, um auf die am häufigsten verwendeten Produkte angewendet zu werden.
Die Ausbildung zur Beschaffungsanalyse ist entweder über ein College- oder Universitätsstudium erhältlich. Die Datenanalyse wird verwendet, um festzustellen, wo das Unternehmen oder die Organisation Geld sparen oder den Geschäftsprozess verbessern kann. Zu den wichtigsten Konzepten, die bei dieser Art von Training verwendet werden, gehören Datenverwaltung und -normalisierung, Statistiken, Ausreißer und Datenwürfel. Alle diese Fähigkeiten können für jede andere Art von Datenverwaltungs- oder Analyseprogrammen verwendet werden.
Das Management-Einkaufstraining umfasst sowohl die Beschaffungsanalyse als auch die Finanzberichterstattung. Die für eine Position im Management erforderliche Ausbildung ist in der Regel ein postgraduales Programm oder ein Zertifikat. Diese einjährigen Programme bieten die zusätzliche Ausbildung, die in dieser wichtigen Geschäftsfunktion erforderlich ist.
In einem großen Unternehmen muss normalerweise jeder, der Bestellanforderungen oder Bestellungen bearbeitet, eine Beschaffungsschulung absolvieren. Diese Schulung gliedert sich in drei Bereiche: interne Beschaffungspolitik, Finanzverpflichtungen und Datenqualität. Die Einhaltung der Beschaffungspolitik ist unerlässlich, um kostspielige Gerichtsverfahren und Streitigkeiten zu vermeiden.
Schulungen zu Finanzierungsverpflichtungen im Zusammenhang mit Beschaffungsaktivitäten sind ein wesentlicher Aspekt der Budgetierung und des Cash-Managements. Große Unternehmen erstellen in der Regel ein Ausgabenbudget für verschiedene Produkte oder Aktivitäten. Das genaue Training der Einkaufsaktivitäten anhand dieses Budgets ist unbedingt erforderlich, um die Ausgaben richtig zu verfolgen. Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass eine Bestellung ein verbindlicher Vertrag ist. Nach Lieferung der Materialien ist der Kunde verpflichtet, den Bestellwert zu zahlen. Ein falsches Beschaffungsmanagement kann zu Liquiditätsproblemen und einer Überbindung von Mitteln führen.
Datenqualität und -integrität sind in einem Beschaffungssystem sehr wichtig. Ein häufig verwendetes Beispiel ist das Anlegen von Lieferantenstammsätzen. Idealerweise wird für jeden Lieferanten ein Lieferantenkonto angelegt. Alle Käufe, Rechnungen, Wareneingänge, Retouren und Gutschriften werden gegen dieses Kreditorenkonto gebucht. Berichte können auf dem Konto ausgeführt werden, um den Gesamtwert der Ausgaben beim Lieferanten über einen bestimmten Zeitraum und die gekauften Materialien zu ermitteln. Wenn mehrere Konten für denselben Lieferanten erstellt werden, sind die Berichte alle falsch und das Unternehmen verpasst Gelegenheiten, Preisverträge basierend auf einem bestimmten Dollarwert der Einkaufsaktivitäten auszuhandeln.