Ein Executive Secretary ist eine Person, die als Verwaltungsassistent für eine Top-Führungskraft arbeitet. Dies ist in der Regel keine Sekretariatsposition auf Einstiegsniveau. Typischerweise erfordert dieser Job langjährige Erfahrung als Sekretärin für überwiegend hochrangige Beamte. Die Aufgaben einer geschäftsführenden Sekretärin können die einer traditionellen Sekretärin erweitern. Obwohl Erfahrung ein Faktor sein kann, benötigen einige Arbeitgeber möglicherweise eine Hochschulausbildung, um diese Position zu erhalten.
Der Abschluss der High School ist in der Regel die geringste akzeptable Ausbildung, um als Sekretärin zu arbeiten. Während der High School hat sich die Person möglicherweise in betriebswirtschaftlichen und computerbezogenen Kursen hervorgetan. Da das Berufsfeld für Sekretärinnen und Sekretärinnen umkämpft sein kann, kann der Erwerb eines Hochschulabschlusses einer Person einen gewissen Vorteil bei der Arbeitsplatzsicherung verschaffen. Einige Personen können sich für einen zweijährigen Associate-Abschluss entscheiden, während andere sich für einen vierjährigen Bachelor-Abschluss entscheiden. Viele Menschen, die diese Position beruflich anstreben, können sich für ein wirtschaftsbezogenes Programm wie Betriebswirtschaftslehre, Betriebswirtschaftslehre oder Büroverwaltung einschreiben.
In den meisten Fällen ist die Executive Secretary die rechte Hand einer hochrangigen Führungskraft in einem Unternehmen oder einer Einrichtung. Die Sekretärin ist nicht selten die treibende Kraft hinter den Kulissen und sorgt für einen reibungslosen Geschäftsablauf im Tagesgeschäft. Es gibt viele Aufgaben, die eine Assistentin der Geschäftsleitung in dieser Position erledigt. Zu den häufigsten Aufgaben dieser Art von Sekretärin gehören das Schreiben von Briefen im Namen seines Chefs, das Erstellen von Formularen, das Zusammenstellen von Tabellenkalkulationen und das Entgegennehmen von Nachrichten. Darüber hinaus kann die Sekretärin anderen Führungskräften der Abteilung administrative Unterstützung leisten.
Manchmal kann es vorkommen, dass sich eine Chefsekretärin in einem Sitzungssaal wiederfindet, um mehr zu tun, als nur Minuten zu nehmen. Der Sekretär muss möglicherweise in Abwesenheit seines Chefs an einer Sitzung teilnehmen und ihn vertreten. Während die Sekretärin der Besprechung möglicherweise nur zuhört und sich Notizen macht, die sie dem Chef übermitteln, müssen einige möglicherweise eine aktive Rolle spielen, z. B. eine Rede halten oder eine Präsentation halten. Aus diesem Grund verbringen viele Vorgesetzte viel Zeit damit, ihre Sekretärin zu schulen, damit diese bei Bedarf in Abwesenheit eine Führungsposition übernehmen kann.
Im Gegensatz zu den meisten traditionellen Sekretärinnen kann eine Exekutivsekretärin Zeit damit verbringen, Aktivitäten für die Exekutive außerhalb des Büros zu korrelieren. Einige Sekretärinnen sind für die Reisevorbereitungen ihres Chefs verantwortlich. Dies kann die Planung von Flügen, das Treffen von Hotelarrangements und die Planung des Autoservices umfassen. Oftmals kann die Sekretärin der Führungskraft auch bei Fragen, die ihr Privatleben betreffen, behilflich sein. Zum Beispiel kann die Sekretärin Arzttermine vereinbaren, Abendessen arrangieren und Abwesenheitssitzungen für die Geschäftsleitung koordinieren.