Das Fax oder Faksimile, eine Erfindung von Alexander Bain, einem schottischen Uhrmacher, wurde erstmals 1842 eingeführt. Es bestand aus einer Maschine, die Signale vom Telegrafen übersetzen und diese Signale als Bild auf Papier wiedergeben konnte. Seitdem hat sich das Faksimile zu einem hochentwickelten Kommunikationsmedium entwickelt, das in der Lage ist, ein Bild in elektrische und digitale Datensignale umzuwandeln, sie über Telefonleitungen zu übertragen und diese Signale wieder in das Originalbild auf Papier oder Film zu rekonfigurieren. Das Faksimile kann Bilder, Texte, Fotografien, Zeichnungen, geschriebene Wörter und sogar ganze Karten interpretieren und übertragen. Unternehmen auf der ganzen Welt verlassen sich auf die Faxtechnologie, um die Übertragung wichtiger zeit- und sicherheitsrelevanter Dokumente zu beschleunigen.
Faxgeräte, die die Hauptquelle für die Verteilung von Faxen sind, arbeiten, indem sie ein Dokument scannen und in ein Bitmap-Bild reproduzieren. Das Bild wird dann vom Faxgerät in elektronische oder digitale Signale codiert und über ein Telefonnetz an ein anderes Faxgerät übertragen. Auf der anderen Seite interpretiert das empfangende Faxgerät die elektronischen oder digitalen Signale, übersetzt sie wieder in Bitmap-Daten und druckt das Originalbild auf Papier aus. Benutzer eines Faxgeräts erreichen dies, indem sie eine dem Faxgerät zugewiesene Telefonnummer verwenden, um das Fax an ein anderes Faxgerät zu übertragen, dem eine Telefonnummer zugewiesen und mit einem Telefonnetz verbunden ist. Je nach Größe des Dokuments und Anzahl der Seiten dauert dieser Vorgang in der Regel nur wenige Minuten.
Mit dem Aufkommen des Internets sah sich das Faxgerät einigen großen Herausforderungen durch andere technologische Fortschritte gegenüber, die es ermöglichen, Dokumente online zu senden. Eine einfache Methode besteht darin, das Dokument einfach mit einem Scanner zu scannen und das Dokument per E-Mail als Anhang zu versenden. Sicherheit ist jedoch manchmal ein Problem, insbesondere auf unverschlüsselten Plattformen. Daher verlassen sich einige Unternehmen immer noch auf das Fax, um die mit unverschlüsselten Plattformen verbundenen Gefahren zu mindern, die das Abfangen des Dokuments ermöglichen können.
Neben Faxgeräten setzen viele Unternehmen Faxserver ein, die eingehende Faxe empfangen und auf der Festplatte des Servers speichern. Vorteile der Verwendung eines Faxservers gegenüber mehreren Faxgeräten sind die Reduzierung der Kosten, die mit dem täglichen Ausdruck mehrerer Faxe verbunden sind, während gleichzeitig die Verschwendung durch das Drucken nicht benötigter Faxe vermieden wird. Faxanbieter sind auch eine weitere Option, die Unternehmen nutzen können und die die Übertragung von Faxen über das Internet ermöglichen. Die Verwendung eines Anbieters ermöglicht es dem Benutzer, die mit herkömmlichen Faxmethoden verbundenen Kosten zu eliminieren.