Ein Fax ist das abgekürzte Slang-Wort für „Faksimile“. Es ist ein Dokument, das von einem Faxgerät über Telefonleitungen übertragen wird. Aufgrund der datenkomprimierenden Natur des Faxformats sollte das Faxdeckblatt textuell, klar und prägnant geschrieben sein und die wichtigsten grundlegenden Informationen zum Fax enthalten. Sie können ein Textverarbeitungsprogramm auf einem Computer verwenden, um ein benutzerdefiniertes Faxdeckblatt zu erstellen, oder die zahlreichen im Internet verfügbaren Vorlagen nutzen.
Ein Fax wird durch Ihr Faxgerät gescannt und an das Faxgerät Ihres Gesprächspartners übermittelt. Sie können beispielsweise ein Fax an ein großes Unternehmen senden, in dem sich wahrscheinlich mehrere Mitarbeiter im Büro das gleiche Faxgerät teilen. Das Fax-Deckblatt ist daher äußerst wichtig, um detailliert anzugeben, wer das Fax erhalten soll, und um den Inhalt des Faxes zusammenzufassen. Dadurch wird sichergestellt, dass das Fax auf der Empfangsseite an die richtige Partei verteilt wird.
Jeder kann eine handschriftliche Notiz auf ein Blatt Papier kritzeln und als Fax-Deckblatt versenden. Ein professionell aussehendes Faxdeckblatt verwendet jedoch eine Schreibmaschine oder die Textverarbeitung des Computers, um ein ordentliches und organisiertes Deckblatt zu schreiben. Die Informationen sollten kurz und präzise sein, mit wenigen oder keinen Bildern oder überflüssigen Grafiken, die die Übertragungszeit verzögern. Oben im Anschreiben unter „Von“ stehen in der Regel die Angaben des Absenders wie Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Faxnummer. Diese Daten erscheinen ähnlich wie die Absenderadresse auf einem Umschlag, gestapelt mit dem Namen des Absenders in der ersten Zeile, der Adresse in der zweiten und dritten Zeile usw.
Unter den „Von“-Informationen befinden sich die Daten, die die Informationen des Faxempfängers anzeigen, normalerweise als „An“ oder als „Empfänger“ aufgeführt. Ähnlich wie die „Von“-Informationen sollten die „Empfänger“-Informationen den vollständigen Namen, die Adresse, die E-Mail-Adresse, die Telefon- und Faxnummern sowie alle anderen relevanten Kontaktinformationen des Empfängers enthalten. Es ist wichtig, den vollständigen Namen des Empfängers und, wenn möglich, andere identifizierende Informationen wie Abteilung oder Durchwahl anzugeben. Dies vermeidet Verwirrung bei den Empfängern, wenn das Unternehmen beispielsweise drei John Browns im selben Büro beschäftigt. Das Einbeziehen der Büroabteilung und anderer identifizierender Informationen hilft dem Büro, den Empfänger genauer zu bestimmen und sicherzustellen, dass Ihr Fax ohne Verzögerungen bei der richtigen Person ankommt.
Schließlich sollte das Fax-Anschreiben eine sehr kurze Zusammenfassung der relevanten Details enthalten, die im Hauptteil des Faxes enthalten sind. Wenn das Fax Informationen über eine elektronische Bestellung von Ersatzteilen für einen Rasenmäher enthält, sollte im Fax-Anschreiben der Zweck des Faxes und die allgemeinen Informationen prägnant angegeben werden. Die meisten Fax-Deckblätter und -Vorlagen bieten Platz für diese Informationen unter „Details“ oder „Nachricht“. Die Informationen in diesem Abschnitt sind normalerweise auf ein oder zwei Sätze beschränkt und sollten so prägnant wie möglich sein.
Nachdem das Faxdeckblatt eingegeben wurde, drucken Sie es auf dem Computerdrucker aus. Die Faxblätter werden dann mit dem Faxdeckblatt oben korreliert. Wenn es Zeit ist, ein Fax zu senden, senden Sie zuerst das Fax-Anschreiben und die detaillierten Faxblätter nach dem Deckblatt.