Ein Geschäftsbeleg ist eine Aufzeichnung einer Transaktion. In den meisten Fällen wird ein Verkauf dokumentiert, aber ein Unternehmen kann eine Quittung für alles ausstellen, was es nachweisen möchte, dass es erhalten oder verwaltet wurde, z. B. gespendete Waren, Arbeitsstunden oder Anwesenheit. Unternehmen erstellen Quittungen, um Verbraucherschutzgesetze einzuhalten und Aufzeichnungen für Steuerzwecke zu erstellen. Solange eine Quittung bestimmte grundlegende Informationen enthält, kann sie fast jedes Format verwenden. Typischerweise verwenden Unternehmen computergenerierte Zettel als Quittungen bei Einzelhandelsverkäufen und Rechnungen bei Business-to-Business-Transaktionen.
Die häufigste Art von Geschäftsbelegen ist der für einen Einzelhandelsverkauf ausgestellte Datensatz. Die meisten Gerichtsbarkeiten verlangen von Unternehmen, dass sie ihren Kunden Quittungen ausstellen, wenn der Verkauf einen bestimmten Schwellenwert überschreitet. Quittungen liefern den Kunden den Nachweis der Transaktion und zeigen den Steuerbehörden, dass das Unternehmen die Verkäufe für Steuerzwecke verfolgt. Eine typische Quittung enthält den Tag und die Uhrzeit der Transaktion, die verkauften Artikel oder erbrachten Dienstleistungen, den Preis, eventuelle Rabatte, die Höhe der anfallenden Steuern und die Zahlungsmethode. Mit der Verbreitung von computergestützten Registrierkassen und elektronischen Zahlungsmethoden verfügen die meisten Einzelhändler über ein Kassensystem, das als Teil der Transaktion automatisch einen gedruckten Datensatz erstellt.
Unternehmen, die bei anderen Unternehmen einkaufen, schließen die Transaktion normalerweise mit einer Bestellung und einer Rechnung ab. Die Rechnung listet die zu verkaufenden Artikel auf und hat eine Unterschriftszeile, in der der Käufer angibt, dass die Produkte in gutem Zustand erhalten wurden. Obwohl die Rechnung im Format vom Einzelhandelsumsatz abweicht, gilt sie gleichermaßen als offizieller Geschäftsbeleg.
In bestimmten Situationen generiert ein Unternehmen Quittungen für Transaktionen, die nicht dem Standard eines Verkaufs entsprechen. Der Geschäftsbeleg ist in diesen Fällen höchstwahrscheinlich ein Formular, das mit den veranstaltungsspezifischen Informationen handschriftlich ausgefüllt wird. Beispielsweise kann ein Unternehmen, das gespendete Waren erhält, dem Spender eine Quittung aus steuerlichen Gründen ausstellen. Oft wird diese Quittung handschriftlich mit den Angaben zur Spende ausgefüllt, da die Ware bei der Übergabe kontrolliert wird.
Traditionell ist ein Geschäftsbeleg ein physisches Blatt Papier, das zwischen den Parteien ausgetauscht wird. Mit der Popularisierung von Internet, E-Mail und Mobile Computing haben Unternehmen neue Möglichkeiten entwickelt, Kunden Transaktionsaufzeichnungen zur Verfügung zu stellen. Einige Unternehmen bieten Kunden an, Quittungen per E-Mail zu versenden oder die Informationen elektronisch über Mobiltelefonanwendungen zu übertragen. Diese neueren Methoden haben die Art des Geschäftsbelegs verändert und gleichzeitig Ressourcen gespart.