Hochzeitskoordinatoren erfüllen eine Reihe von Aufgaben, die darauf ausgelegt sind, den Stress und die Arbeit, die mit der Planung einer Hochzeit verbunden sind, zu lindern. Sie können Kunden durch Mundpropaganda, Empfehlungen von Lieferanten oder durch Werbung gewinnen. Termine werden in der Regel mit dem Paar vereinbart, bevor der Koordinator eingestellt wird, um festzustellen, ob die Koordinator-Paar-Partnerschaft gut zusammenpasst.
Zumindest hilft ein Hochzeitskoordinator dabei, einen grundlegenden Entwurf einer Hochzeit zu erstellen. Details wie Thema, Musik und Veranstaltungsort werden besprochen und entschieden. Die Budgetierung kann jedoch eine Hauptaufgabe des Hochzeitskoordinators sein. Eine Koordinatorin sollte die für die Hochzeit bereitgestellten finanziellen Ressourcen gut verstehen und ihre Fähigkeiten einsetzen, um ein Budget durch die Erstellung von Budgetblättern zu halten und einzuhalten. Viele Kunden empfinden die Budgetierung als einen wichtigen Teil der Aufgaben des Hochzeitskoordinators, da finanzielle Details oft ein großer Stressfaktor sind.
Zu den Aufgaben eines Koordinators kann es auch gehören, Zeitpläne zu erstellen und zu pflegen. Zeitpläne können während des Hochzeitsplanungsprozesses verwendet werden, um sicherzustellen, dass bestimmte Aufgaben mit ausreichender Zeit vor der Hochzeit erledigt werden. Ein Hochzeitskoordinator kann auch Zeitpläne für die Hochzeit selbst erstellen.
Bei der Entscheidung, einen Hochzeitskoordinator einzustellen, können Paare ihre Entscheidung basierend auf den Verbindungen des Koordinators zur Hochzeitsbranche treffen. Oftmals können Koordinatoren Geschäfte vermitteln, die für den Durchschnittsbürger schwierig wären. Wenn ein Koordinator beispielsweise Verbindungen zu Anbietern hat, können die Verbindungen dem einstellenden Paar eine beträchtliche Menge Geld sparen.
Einer der wichtigsten Aspekte einer Hochzeitskoordinatorin an Bord für eine Hochzeit ist, dass sie delegiert werden kann, um sich um kurzfristige Notfälle zu kümmern. Wenn ein Koordinator dafür eingestellt und bezahlt wird, bedeutet dies, dass sich ein Paar um dringendere Probleme kümmern kann. Die Erfahrung des Koordinators mit häufigen Hochzeitsunfällen kann helfen, einen reibungslosen Übergang zum Hochzeitstag zu gewährleisten.
Obwohl ein Hochzeitskoordinator jede der oben genannten Aufgaben ausführen kann, sind einige möglicherweise nur daran interessiert, einige zu erledigen oder für jede Aufgabe separat zu berechnen. Es ist nicht ungewöhnlich, einen Hochzeitskoordinator zu finden, der „Pakete“ von Dienstleistungen anbietet. Zum Beispiel kann eine Koordinatorin Beratungsgespräche vor der Hochzeit anbieten, in denen sie Paare darin trainiert, ihre eigene Hochzeit zu planen, „Planungspakete“, bei denen die Koordinatorin die gesamte Planung selbst übernimmt, oder ein Full-Service-Paket, bei dem sie während der gesamten Zeit anwesend ist einschließlich des eigentlichen Hochzeitstages.