Ein Bestandsdatensatz enthält Informationen über die Art und Menge des Bestands, den ein Unternehmen besitzt. Dies umfasst Lagerbestand, Lagerbestand, der bestellt wird, und Lagerbestand, der für laufende Arbeiten zurückgehalten wird. Es wird auch als Bestandsaufnahme bezeichnet.
Ein typischer Bestandsdatensatz kann entweder in einem Handbuch oder in einer Computerdatei gefunden werden. Seine Komplexität hängt von der Unternehmensgröße, der Vielfalt der verarbeiteten Produkte und dem Produktionsvolumen ab. Viele Bestandskonten enthalten eine Beschreibung jedes Stücks und Informationen zu seinem Standort, seiner Menge und seiner Identifikationsnummer.
Ein Gesamtbestandssatz enthält Daten zu allen auf Lager befindlichen Artikeln. Es enthält keine weiteren Bedingungen. Dies ist normalerweise die Basis, von der aus andere Arten von Bestandskonten erstellt werden können.
Ein Bestandsdatensatz kann auch Lagerartikel berücksichtigen, die demnächst in Produktion gehen werden. Dies hilft einem Unternehmen, eine Vorstellung davon zu bekommen, wann Nachbestellungen erforderlich sind, sowie die Verfolgung des regelmäßigen Materialflusses. Es hilft einem Unternehmen auch, zu bestimmen, welcher Prozentsatz des Lagerbestands zu einem bestimmten Zeitpunkt verwendet wird und ob zu viel Lagerbestand leer ist. Dies kann die Bestimmung des vorzuhaltenden Lagerbestands erleichtern und somit die Kosten für die Vorhaltung von Überbeständen reduzieren.
Ein weiterer gängiger Bestandteil des Bestandsdatensatzes ist eine Liste der bestellten Artikel. Dieser Datensatz kann einem Unternehmen auch dabei helfen, einen angemessenen Lagerbestand zu halten, indem er aufzeigt, ob regelmäßig genügend Lagerbestand vorhanden ist, um einen reibungslosen Produktionsablauf zu gewährleisten. Dies kann eine effektive Methode sein, um festzustellen, ob genügend Lagerbestand bestellt wird oder nicht, zusätzlich zur Erstellung eines Zeitplans für voraussichtliche Lieferungen.
Ein Inventarkonto verfolgt auch Änderungen im Inventar. Dazu gehören der Bestand an Lagerbeständen, Wareneingänge und Warenausgänge. Jeder Artikel wird verfolgt und je nach System können die Artikel nach Typ organisiert werden.
Es gibt mehrere Verwendungszwecke für eine Inventaraufzeichnung, von der Bereitstellung von Informationen über die täglichen Finanzen bis hin zur Erstellung jährlicher Steuern. Es kann verwendet werden, um die Strategie zu planen, die Wirtschaftlichkeit des Betriebs zu verbessern und das Produktionsvolumen zu verfolgen. Wenn man versteht, wo sich jedes Stück befindet, ist es möglich, die Effizienz des Betriebs zu verbessern, indem der Lagerbestand an dem Ort neu angeordnet und gehalten wird, der für die Produktion am günstigsten ist. Ein Inventarkonto kann einem Unternehmen auch dabei helfen, sicherzustellen, dass Inventar nicht verschwendet, gestohlen, beschädigt oder auf andere Weise unrentabel gemacht wird.