Ein Gehaltsbuchhalter ist ein Mitglied der Gehaltsabrechnungsabteilung, das sich auf Aktivitäten konzentriert, die dazu beitragen, Daten im Zusammenhang mit der Vergütung der Mitarbeiter des Unternehmens zu organisieren. Im Rahmen dieses Prozesses der periodischen Lohnabrechnung für das Unternehmen ist diese Person oft auch für die Berechnung und Anwendung verschiedener Abzüge auf den Lohnbetrag jedes Mitarbeiters verantwortlich. Während der Gehaltsabrechnungsprozess früher eine vollständig manuelle Aufgabe war, die eine Reihe von Hauptbüchern umfasste, verwenden die meisten Angestellten heute eine Gehaltsabrechnungssoftware.
Die Arbeit des Lohnbuchhalters beschränkt sich nicht auf die Erstellung von Lohnabrechnungen. In vielen Fällen wird er oder sie auch Informationen über die Anwesenheit jedes Mitarbeiters überwachen und aufzeichnen. Der Sachbearbeiter kann auch andere relevante Details verfolgen, wie z. B. provisionspflichtige Verkäufe, Bonusqualifikationen, die Ansammlung von persönlichen oder Urlaubstagen und andere Faktoren, die sich auf das Gesamtvergütungspaket für jeden Mitarbeiter auswirken.
Es ist nicht ungewöhnlich, dass dieser Mitarbeiter auch andere Auszahlungen im Zusammenhang mit dem Mitarbeitereinbehalt bearbeitet. Zum Beispiel wird er oder sie veranlassen, Steuereinbehalte an die zuständigen Bundes- und Landesbehörden weiterzuleiten. Für den Fall, dass Gewerkschaftsbeiträge vom Gehaltsscheck einbehalten werden, leitet der Sachbearbeiter dieses Geld an die richtige Gewerkschaftsadresse weiter. Gleiches gilt für den Einbehalt für Sparkonten, Altersvorsorge und Gruppenkrankenversicherungen.
Die Qualifikationen für die Tätigkeit als Lohnbuchhalter/in können je nach Unternehmensgröße variieren. Kleinere Unternehmen können eine Person mit grundlegender Buchhaltungserfahrung in die Position aufnehmen. In der Regel bietet das Unternehmen zusätzliche Ausbildungen an, entweder in Form von lokalen College-Kursen oder einem Ausbildungsprogramm am Arbeitsplatz. Für die Arbeit in größeren Unternehmen benötigt dieser Mitarbeiter normalerweise mindestens einen Abschluss als Associate in Accounting, ein oder zwei Jahre Erfahrung in einem kleineren Unternehmen und einen gewissen Hintergrund in der Arbeit mit einem oder mehreren Gehaltsabrechnungssoftwareprogrammen.