Ein Gehaltsabrechnungsadministrator ist eine Person, die die Erstellung der Gehaltsabrechnung und die Pflege der Gehaltsabrechnungsdatensätze überwacht. Gehaltsabrechnungsadministratoren können je nach Größe und Art des Unternehmens unterschiedliche Qualifikationen haben. In einem kleinen Unternehmen kann ein Buchhaltungsfachmann alle Buchhaltungsanforderungen erledigen, einschließlich Gehaltsabrechnung, Lieferantenzahlungen, Bearbeitung von Debitorenbuchhaltung und anderen Angelegenheiten. In größeren Unternehmen kann es eine Lohnbuchhaltung geben, die von einem qualifizierten Account mit einem Team von Sachbearbeitern betreut wird, und in mittelständischen Unternehmen agiert eine einzelne Person als Lohnbuchhalter und konzentriert sich ausschließlich auf die Gehaltsabrechnung.
Einige Gehaltsverwalter haben einen High-School-Abschluss und lernen on the job. Andere haben an Schulungs- und Zertifizierungsprogrammen teilgenommen, um grundlegende betriebswirtschaftliche Kenntnisse zu erwerben. Viele Fachschulen und Community Colleges bieten Kurse an, die auf eine Karriere in der Lohnbuchhaltung vorbereiten. Mehr Qualifikationen können zu Beginn eine höhere Bezahlung bedeuten, sind aber möglicherweise nicht erforderlich.
Der Gehaltsabrechnungsadministrator sammelt und verifiziert Zeiterfassungsinformationen und ist für die Ausstellung korrekter und vollständiger Gehaltsschecks verantwortlich. Bei der Erstellung von Gehaltsschecks müssen Gehaltsabrechnungsadministratoren Einbehalte vornehmen, einschließlich Steuern, freiwilliger Beiträge zu Leistungsprogrammen und Lohnpfändungen. Diese Einbehalte werden auf jedem Gehaltsscheck dokumentiert, damit der Mitarbeiter ihre Richtigkeit überprüfen kann.
Gehaltsabrechnungsadministratoren führen auch Aufzeichnungen über alte Gehaltsabrechnungsinformationen. Hieraus werden zum Jahresende Steuerunterlagen erstellt, sowie Referenzen bei Streitigkeiten über einen Gehaltsscheck bereitgestellt. Mitarbeiter bemerken möglicherweise nicht sofort Probleme wie die falsche Bezahlung und es kann möglich sein, dass ein Mitarbeiter mehrere Monate alte Nachzahlungen anfechtet.
Dieser Job erfordert in der Regel Computerkenntnisse. Die meisten Gehaltsabrechnungsadministratoren verwenden Computerprogramme, um Gehaltsschecks zu erstellen, und müssen möglicherweise mit Buchhaltungssoftware arbeiten, um Gehaltsabrechnungsinformationen einzugeben. Es ist auch üblich, Arbeitsplätze mit computergestützten Zeiterfassungssystemen zu sehen, und der Gehaltsverwalter muss mit dem Zeiterfassungssystem und seiner Funktionsweise vertraut sein.
Die Gehaltssätze für Menschen in diesen Positionen variieren. Je mehr Erfahrung oder Ausbildung jemand hat, desto höher kann das Grundgehalt sein. Die Arbeit für große Unternehmen bietet Zugang zu Leistungen wie Krankenversicherung und Pensionsplänen, die das Gehalt aufwerten können. Ein angehender Gehaltsabrechnungsadministrator möchte möglicherweise Gehaltsreferenzseiten verwenden, um die angebotenen Gehälter mit den in der Branche und der Region gängigen Tarifen zu vergleichen.