Ein offener Aktenschrank bietet offenen und leicht zugänglichen Stauraum für Akten. Diese Ordner können je nach Größe und Beschaffenheit horizontal oder vertikal aufbewahrt werden. Solche Ablagelösungen können für Umgebungen nützlich sein, in denen Personen einen schnellen Zugriff auf Informationen benötigen oder Dateien mit übergroßen und ungewöhnlichen Inhalten handhaben müssen. Sie können auf verschiedene Weise organisiert werden und viele Unternehmen stellen modulare Einheiten her, die gestapelt oder zusammengesteckt werden können, um die Erweiterung zu erleichtern.
Bei diesem Design werden Dateien offen zugänglich gemacht. Dies kann in einigen Umgebungen ein Sicherheitsproblem darstellen. Arztpraxen verwenden beispielsweise häufig einen offenen Aktenschrank, um Patientenakten aufzubewahren, da sie so leicht zu ziehen sind. Um das Risiko einer Kompromittierung der darin gespeicherten Informationen zu verringern, können sich die Dateien in einem abgeschlossenen Bürobereich befinden, in den die Öffentlichkeit nicht gelangen kann. An den Seiten der Akten können Codierungen verwendet werden, um es Patienten zu erschweren, vertrauliche Informationen zu lesen, wenn sie die Akten vom Wartezimmer oder einem anderen Bereich aus einsehen können.
Viele offene Aktenschränke beherbergen Dateien, die vertikal gespeichert sind, mit Registerkarten am Ende, die Informationen über ihren Inhalt enthalten. Einige haben Türen oder Schiebewände, die über die Akten passen, wenn der Schrank nicht verwendet wird, um die Akten zu schützen, während andere jederzeit geöffnet bleiben können. Office-Mitarbeiter können die Dateien auf verschiedene Weise organisieren und das geöffnete Archiv mit Informationen versehen, die ihnen beim Auffinden bestimmter Dateien helfen. Verschiebbare Klammern können beispielsweise Karten mit Informationen zu verschiedenen Abschnitten aufnehmen, und Büromitarbeiter können die Schieberegler verschieben, wenn sich die Sammlung von Dateien im Laufe der Zeit ändert.
Andere sind für die flache Dateispeicherung vorgesehen. Dies kann in Einrichtungen wie Druckern nützlich sein, in denen Dateien große Platten und Negative enthalten können, die bei der Produktion von Druckaufträgen verwendet werden. Ein herkömmlicher geschlossener Aktenschrank kann möglicherweise keine großen Gegenstände aufnehmen. Der offene Aktenschrank ermöglicht es den Mitarbeitern, diese Informationen in einem zugänglichen Bereich zu speichern, in dem sie flach liegen können, um Schäden zu minimieren. Für den Fall, dass sie einen Auftrag nachdrucken müssen, können sie schnell die entsprechenden Platten und Negative ziehen.
Dieser Ablageansatz kann auch für die temporäre Dateispeicherung verwendet werden. Ein offener Aktenschrank auf einem Rollwagen kann beispielsweise Akten aufnehmen, wenn sie zum Nachschlagen gezogen werden. Die Mitarbeiter können den Einkaufswagen durch eine Einrichtung bewegen, um die benötigten Dateien zu greifen, und Dateien über denselben Einkaufswagen zurückgeben.