Ein Human Resource (HR) Assistant arbeitet in der Personalabteilung einer Organisation oder eines Unternehmens. Er oder sie hat viele verschiedene Aufgaben und arbeitet in der Regel Vollzeit. Der Personalassistent arbeitet oft mit Personal, was die Rekrutierung und Einstellung neuer Mitarbeiter sowie die Pflege von Mitarbeiterakten und die Aktualisierung von Informationen bedeuten kann.
Ein großer Teil der Arbeit einer Person in dieser Position besteht in der direkten Zusammenarbeit mit aktuellen, ehemaligen und potenziellen Mitarbeitern. Wenn sich jemand bei dem Unternehmen oder der Organisation bewirbt, ist der Assistent oft dafür verantwortlich, Referenzen zu überprüfen und den Beschäftigungsverlauf sowie alle anderen erforderlichen Informationen wie eine Bonitätsprüfung zu überprüfen. Obwohl ein Personalassistent normalerweise kein Vorstellungsgespräch führt, kann er oder sie anwesend sein, um zu beobachten. Sobald eine Entscheidung über die Anstellung getroffen wurde, kann er dafür verantwortlich sein, den Bewerber zu kontaktieren, um ihn über das Ergebnis zu informieren.
Wenn ein Mitarbeiter eingestellt wird, fordert der Personalassistent Informationen von ihm an, einschließlich Name, Adresse, Telefonnummer, beruflicher Werdegang, Berufsbezeichnung, Notfallkontaktinformationen und Informationen zur Auswahl von Leistungen, falls zutreffend. Wenn der neue Mitarbeiter Fragen zu Arbeitsplatzpraktiken wie beispielsweise Kleiderordnung, Krankheits- oder Urlaubszeiten, Gehalt oder medizinische Leistungen hat, muss der Personalassistent diese Fragen beantworten können. Sobald alle diese Informationen gesammelt wurden, muss der Personalassistent die Aufzeichnungen aktuell, genau und zugänglich halten.
Die Tätigkeit des Personalassistenten endet nicht mit dem Ausscheiden eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen. Er oder sie kann später um eine Referenz gebeten werden, wenn sich der Mitarbeiter um eine neue Stelle bewirbt, oder er kann gebeten werden, die Beschäftigungshistorie zu überprüfen oder bei der Übertragung von Rentenplänen oder anderen Leistungen zu helfen. Neben der Arbeit mit Mitarbeitern kann ein Personalassistent für das Beantworten von Telefonen, das Öffnen von Post, das Führen anderer Archivierungsunterlagen oder andere allgemeine Büroaufgaben verantwortlich sein. Der Assistent kann auch im Internet nach Lebensläufen für potenzielle Mitarbeiter suchen.
In der Regel benötigt ein Personalassistent nur ein Abitur oder einen GED, um eingestellt zu werden. Wenn man als Assistent erfolgreich ist, wird man wahrscheinlich irgendwann zum Personalleiter befördert, was mit zusätzlichen Leistungen sowie einer Gehaltserhöhung verbunden sein kann. Es ist wichtig, dass Personalassistenten in der Lage sind, gut mit Menschen zu arbeiten, respektvoll und diskret zu sein und geschickt mit einem Computer umzugehen.