Ein Personalassistent, im Allgemeinen auch als Personalassistent bezeichnet, arbeitet hauptsächlich mit den Mitarbeiterakten und -akten einer Organisation. Oft berichtet er oder sie einem Personalleiter oder Personalleiter. Zu den typischen Aufgaben gehören die Zusammenarbeit mit den aktuellen Mitarbeitern der Organisation sowie die Rekrutierung, Einstellung und Schulung neuer Mitarbeiter. Zusätzliche Aufgaben hängen in der Regel von der Größe des Unternehmens und seiner Mitarbeiter ab. Einige Beispiele könnten die Durchführung allgemeiner Verwaltungsaufgaben und die Vermittlung von Mitarbeiterkonflikten sein. Von Personalassistenten werden in der Regel unterschiedliche berufliche Fähigkeiten erwartet.
Eine der Hauptaufgaben eines Personalassistenten ist die Führung von Aufzeichnungen. Er oder sie führt in der Regel die Personalakte jedes Mitarbeiters. Diese enthalten typischerweise Informationen wie persönliche Kontaktdaten, Zeit- und Anwesenheitsberichte und Leistungsbewertungen. Gehaltsinformationen, einschließlich des Steuerabzugs, werden normalerweise auch in eine Personalakte aufgenommen. Der Personalassistent verwaltet in der Regel auch Informationen zu Leistungen an Arbeitnehmer, wie Details zu Lebens- und Krankenversicherungsplänen.
Abgesehen von ihrer Hauptaufgabe, Personalunterlagen zu führen, können Personalassistenten auch andere umfassende administrative Aufgaben haben. Eine ihrer Aufgaben könnte es beispielsweise sein, über das Arbeitsrecht auf dem Laufenden zu bleiben und bei Bedarf auf Beschwerden von Arbeitnehmern einzugehen. Sie können auch der Hauptansprechpartner in der Organisation sein und als Verwaltungsassistent sowie als Manager für Arbeitsbeziehungen fungieren. Viele Personalassistenten führen auch Recherchen durch und sammeln Daten, um Berichte zu verschiedenen Themen zu erstellen.
Darüber hinaus vertreten sie ihre Organisationen häufig auf Jobmessen. Während des Einstellungsprozesses kann die Personalassistentin auch offene Stellen ausschreiben, Bewerbungen sammeln und prüfen, Vorstellungsgespräche führen und Referenzen prüfen. Er oder sie kann für die eigentliche Einstellung qualifizierter Kandidaten verantwortlich sein. Sobald die Mitarbeiter eingestellt sind, kann er oder sie auch Orientierungsprogramme für neue Mitarbeiter unterstützen und ihnen helfen, sich für Leistungspläne anzumelden.
Um Personalassistent zu werden, ist in der Regel ein Abitur oder ein gleichwertiger Abschluss erforderlich. Viele verfügen auch über einen Associate Degree oder eine Berufsschulausbildung in Management oder Human Resources. Erfahrung am Arbeitsplatz wird in der Regel auch als wertvolles Gut angesehen. Zu den wünschenswerten beruflichen Qualifikationen gehören ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, vertrauliche Informationen zu bewahren. Einige Positionen können ein gewisses Maß an technischem Fachwissen in Bereichen wie der Buchhaltung oder der Verwendung bestimmter Computeranwendungen erfordern. Darüber hinaus erfordert eine Karriere im Personalwesen in der Regel gute zwischenmenschliche Kommunikationsfähigkeiten.