Der Begriff Produktionskoordinator kann verwendet werden, um mehrere verschiedene Beschäftigungspositionen zu bezeichnen, die die Koordination von Abteilungen, die Organisation von Material und Personal sowie die Erstellung oder Verfolgung eines Produktionsplans umfassen. Die beiden am häufigsten als Produktionskoordinator bezeichneten Berufe liegen in den Bereichen Film und Produktion. Produktionskoordinatoren in jeder dieser beiden Branchen erfüllen ähnliche Aufgaben, aber jeder übernimmt auch branchenspezifische Aufgaben.
In vielen Branchen gibt es mehrere Aufgaben des Produktionskoordinators, die Koordinatoren gemeinsam haben. Diese Position ist in der Regel für die Planung und Pflege eines Produktionsplans verantwortlich. Außerdem steuern die meisten Produktionskoordinatoren den Fluss von Personal, Ausrüstung und Rohstoffen, um die Effizienz der Produktion zu optimieren. Sie sorgen in der Regel auch dafür, dass Personal und Ressourcen zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind.
Die beiden Hauptbranchen, die Produktionskoordinatoren einstellen, sind die Film- und die Fertigungsindustrie. In den meisten Fällen arbeiten Filmkoordinatoren an der Produktion eines Film- oder Fernsehprogramms, während Produktionskoordinatoren angestellt werden, um Waren für einen Kunden herzustellen. Zusätzlich zu den grundlegenden Aufgaben, die den meisten Koordinatoren gemeinsam sind, erfordern diese Aufgaben in der Regel mehrere branchenspezifische Aufgaben.
Filmproduktionskoordinatoren organisieren und halten in der Regel einen stetigen Arbeitsfluss für Film-, Fernseh- oder TV-Werbespotproduktionen aufrecht. Um eine effiziente Kommunikation zwischen Darstellern und Crew zu fördern, halten die meisten Produktionskoordinatoren Kontakt mit allen an der Produktion beteiligten Personen. Sie können auch einen Teil der Produktionspapiere verwalten. Eine der Hauptaufgaben dieses Koordinators besteht darin, sicherzustellen, dass alle Verkäufer, Schauspieler und Crewmitglieder Arbeitsverträge unterzeichnet haben.
Eine weitere wichtige Aufgabe eines Filmproduktionskoordinators ist die Koordination von Drehortwechseln. Er oder sie ist normalerweise die Person, die den Produktionsplan einhält, indem sie mit Regisseuren, Produktionsleitern und Location-Scouts zusammenarbeitet, um zu bestimmen, wann und wo die Dreharbeiten stattfinden. Dazu gehört manchmal die Koordination einer Crew von Hunderten von Menschen, damit alle pünktlich am richtigen Ort ankommen.
In der Fertigungsindustrie verwaltet ein solcher Koordinator im Allgemeinen einen Produktionsplan für die Herstellung eines Produkts. Er oder sie erstellt oft einen Master-Produktionsplan und hilft bei der Umsetzung. Dieser Koordinator kann auch dafür verantwortlich sein, den reibungslosen Arbeitsfluss zwischen den Abteilungen aufrechtzuerhalten.
Ein Produktionskoordinator dieser Art kann beauftragt werden, Materialien durch den Herstellungsprozess zu verfolgen. Diese Aufgabe wird oft als Bestandskontrolle bezeichnet. Es umfasst in der Regel die Katalogisierung von Rohstoffen und Komponenten, den Produkten in jeder Produktionsstufe, Fertigprodukten sowie Versand- und Büromaterial.