Der Projektstrukturplan beschreibt eine Methode zur Darstellung und Organisation der Arbeit, die erforderlich ist, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Das Erstellen eines Projektstrukturplans beinhaltet die Übernahme einer komplexen Aufgabe mit vielen Teilen und deren Beschreibung einzeln in einem einzigen Diagramm. Das Ziel der Erstellung eines dieser Diagramme besteht darin, Klarheit darüber zu schaffen, was vom Anfang bis zum Ende eines Projekts zu tun ist.
Ein Projektstrukturplan ist in der Regel hierarchisch organisiert. Ganz oben steht das Hauptziel: zum Beispiel „S’mores kochen am Lagerfeuer“. Das Ziel wird dann in kleinere Ziele unterteilt, wie zum Beispiel die Beschaffung von Vorräten, das Anzünden des Feuers, das Aufrechterhalten des Feuers und das eigentliche Kochen der S’mores. Jede dieser kleineren Einheiten kann wiederum unterteilt werden. Die „Beschaffung von Vorräten“ würde zum Beispiel in das Einkaufen von Lebensmitteln, das Sammeln von Stöcken und das Hacken von Brennholz unterteilt. Bestimmte Aufgaben können verschiedenen Mitgliedern des Teams zugewiesen werden, das versucht, die S’mores zu kochen.
Ein gemeinsames Merkmal von Projektstrukturplänen ist die 100%-Regel. Der Projektstrukturplan sollte 100 % der zu erledigenden Arbeit enthalten. Es soll eine vollständige Abrechnung aller notwendigen Aufgaben darstellen. Es sollte auch keine Arbeiten umfassen, die für die Erreichung des primären Ziels nicht erforderlich sind. Natürlich kann es in der realen Welt unmöglich sein, dies perfekt zu erreichen.
Ein weiteres Prinzip des Projektstrukturplans ist die gegenseitige Ausschließlichkeit. Das heißt, verschiedene im Diagramm aufgezählte Elemente sollten sich nicht überschneiden. Das Ziel ist vollständige Klarheit bei der Darstellung einzelner Aufgaben. Die Trennung der Aufgaben ist insbesondere bei großen Projekten hilfreich, bei denen viele Teilnehmer versuchen, ohne Doppelarbeit zusammenzuarbeiten.
Ein übliches, aber optionales Element des Projektstrukturplans ist ein Wörterbuch. Auch bei großen Projekten ist das Wörterbuch besonders hilfreich. Das Wörterbuch definiert Begriffe und Akronyme, die im Diagramm verwendet werden. Die Bereitstellung dieser Art von ergänzender Erklärung erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass jeder, der das Dokument sieht, es auf die gleiche Weise versteht. Unterschiedliches Verständnis desselben Textes kann ebenso viel Verwirrung stiften wie ein Dokument, das für sich genommen unklar ist.
Die Idee des Projektstrukturplans entstand in den 50er und 60er Jahren im Verteidigungsministerium. Ein Vorläufer des Projektstrukturplans wurde bei der Entwicklung von Polaris-Raketen verwendet. Schließlich wurde das System im Regierungsdokument MIL-STD-881 „Work Breakdown Structures for Defense Material Items“ kodifiziert. Das Verfahren wird weiterhin vom Militär verwendet, hat sich aber auch auf die Unternehmenswelt ausgeweitet.