Ein Service-Arbeitsauftrag ist eine Anforderung von Dienstleistungen auf einem formellen Dokument, das so viele Informationen wie möglich über die Situation enthält, damit eine geeignete Person den Arbeitsauftrag ausführen kann. Service-Arbeitsaufträge dienen als formale Dokumentation eines Arbeitsauftrags. Wenn Probleme auftreten, ist es möglich, die Anordnung zu konsultieren, um mehr darüber zu erfahren, was möglicherweise schief gelaufen ist, oder um eine Anfrage innerhalb der Grenzen und Regeln der Organisation durchzusetzen.
Die meisten Organisationen haben ein Formular, das sie für Service-Arbeitsaufträge verwenden. Die Person, die das Dokument ausfüllt, muss Kontaktinformationen und eine Autorisierung angeben, um anzuzeigen, dass die Bestellung rechtmäßig ist. Dies kann eine Gegenzeichnung oder eine andere Bestätigung einer Person erfordern, die befugt ist, Arbeitsaufträge abzuschließen. Das Dokument beschreibt das Problem, welche Dienste bereitgestellt werden müssen und alle relevanten Hinweise. Dies kann beispielsweise darauf hinweisen, dass der Computer einer Sekretärin mit einem Virus infiziert ist und die IT-Abteilung auffordert, einen Techniker zu entsenden, um das Problem zu beheben.
Service-Arbeitsaufträge können auch Notizen enthalten, die die mit dem Auftrag verbundene Dringlichkeit dokumentieren. Einige Projekte sind möglicherweise zeitkritisch und erfordern sofortige Aufmerksamkeit, beispielsweise wenn ein Kunde keinen Telefondienst hat und die Telefongesellschaft einen Techniker benötigt, der sich die Leitung ansieht. Andere Angelegenheiten sind möglicherweise weniger zeitgerecht und können bei Bedarf verschoben oder verschoben werden. Der Service-Arbeitsauftrag kann eine Dringlichkeitseinstufung oder eine Frist zu Gunsten der Serviceabteilung enthalten.
Wenn eine Abteilung einen Serviceauftrag erhält, kann sie die Details in ein Computersystem eingeben, um einen Datensatz zu öffnen, und einen Techniker für die Aufgabe zuweisen. Einige Unternehmen verwenden automatisierte Systeme, die Arbeiter im Außendienst oder bei der Arbeit in einem Gebäude ausrufen können. Diese können eine Neuplanung in Echtzeit ermöglichen, um sich ändernden Anforderungen gerecht zu werden. Der Techniker bringt den Arbeitsauftrag zur Baustelle, führt die Arbeiten aus und meldet sich ab, um anzuzeigen, dass der Auftrag abgeschlossen ist.
Die Fertigstellung eines Service-Arbeitsauftrags kann mehrere Besuche erfordern, wenn ein Techniker spezielle Teile oder Ausrüstung benötigt. Der Empfänger der Arbeit muss sich möglicherweise auch zusammen mit dem Techniker abmelden, um anzuzeigen, dass der Service durchgeführt wurde und zufriedenstellend ist. Im Falle eines Streits über eine beliebige Phase des Prozesses, z. B. wenn behauptet wird, dass die Arbeit nicht ausgeführt wurde, kann der Service-Arbeitsauftrag Informationen und Kontext zur Lösung des Problems bereitstellen.