Unternehmen führen verschiedene Arten von Versicherungen für unterschiedliche Zwecke und zu unterschiedlichen Zeiten. Eine Versicherung, die die grundlegenden medizinischen, pharmazeutischen und sonstigen Ausgaben der Mitarbeiter deckt, die während der Reise im Auftrag ihres Arbeitgebers anfallen, wird als Firmenreiseversicherung bezeichnet. Der Versicherungsschutz der Firmenreise kann auch andere persönliche oder unternehmensbezogene Schäden umfassen, wie zum Beispiel den Verlust von Gepäck, persönlichen Gegenständen, Laptops, Software-CDs oder Firmenprodukten. Die Firmenversicherungspolice beschreibt normalerweise genau, was die versicherten und nicht versicherten Gegenstände sind, wenn Mitarbeiter zu Arbeitszwecken reisen und Zwischenfälle auftreten. Wenn ein Artikel oder mehrere Artikel mit der Erfüllung seiner Aufgaben durch den Mitarbeiter in Verbindung stehen, wird er in der Regel in die Reiseversicherung des Unternehmens eingeordnet.
Es ist üblich, dass große Unternehmen ihre Mitarbeiter häufig auf Reisen schicken, um Firmengeschäfte zu erledigen oder Verkaufsgespräche zu führen. Die Entsendung von Mitarbeitern auf diese Reisen birgt bestimmte Risikoelemente, wodurch das Unternehmen in die Verantwortung für die Gesamtsicherheit des Mitarbeiters kommt. Die Versicherung des Mitarbeiters und des dazugehörigen Eigentums schützt das Unternehmen finanziell. Die Versicherung ersetzt auch Schäden, die durch die Reise entstehen. Abhängig von den Richtlinien und Ausschlüssen des jeweiligen Unternehmens kann sich der Reiseschutz auch auf Geschäftsreisen ins Ausland erstrecken.
Unternehmen tragen in der Regel eine Reiseversicherung für Unternehmen als budgetierte Ausgabe, insbesondere wenn sie Mitarbeiter haben, die häufig reisen. Der Reiseschutz kann in seiner Ausdehnung variieren und kann Mitarbeiter nach Abteilungen, geografischen Standorten oder Titeln abdecken. Mitarbeiter, die beispielsweise in der IT-Abteilung des Unternehmens arbeiten und nur gelegentlich reisen, benötigen möglicherweise nicht so viel Reiseversicherung wie der Vertriebsleiter des Unternehmens, der mehrmals im Monat, manchmal ins Ausland, reist.
Einige Unternehmen verlangen von ihren Mitarbeitern möglicherweise, dass sie eine eigene Geschäftsreiseversicherung abschließen und die Reiseversicherung des Unternehmens als Mitfahrer für das, was der Mitarbeiter trägt, fungieren lässt. Die meisten Jobs, die diese Art von Einrichtung haben, sind solche im Verkauf oder in der Beratung, bei denen der Mitarbeiter viel reisen muss. Die Kosten können pro Mitarbeiter im Gegensatz zu einem Firmentarif erheblich niedriger sein. Außerdem kann der Mitarbeiter seine Betriebsreiseversicherung möglicherweise zu bestehenden Versicherungspolicen hinzufügen, die er bereits abgeschlossen hat, und so seine Versicherungskosten senken. Dem Arbeitnehmer können auch zum Jahresende vom Unternehmen entstandene Auslagen erstattet werden.
Wenn ein Mitarbeiter von einem Unternehmen zur Erfüllung bestimmter Aufgaben eingestellt wird, wird normalerweise zu Beginn des Arbeitsverhältnisses ein bestimmter Versicherungsschutz festgelegt. Wenn es bestimmte Umstände in Bezug auf Reiseversicherungsfragen gibt, werden diese oft im Voraus ausgehandelt. Dies ermöglicht dem Arbeitnehmer, sich über etwaige Einschränkungen oder Ausschlüsse seines Versicherungsschutzes durch den Arbeitgeber zu informieren.