Eine Mitteilung an die Gläubiger wird an Unternehmen und Einzelpersonen gesendet, um sie darauf hinzuweisen, dass eine der Personen oder Unternehmen, mit denen sie Geschäfte tätigen, Insolvenz angemeldet hat; auch an Personen, die mit einem Verstorbenen Geschäfte machen, wird ein gleichlautender Hinweis versandt. Der Zweck der Mitteilung besteht darin, den Gläubigern zu ermöglichen, Rechnungen zu begleichen und fällige Beträge einzuziehen. Im Konkursfall legt der Anmelder eine Liste aller Gläubiger und Schuldner bei der Anmeldung beim Gericht bei. Jeder von ihnen erhält eine Benachrichtigung. Im Todesfall ist der Testamentsvollstrecker dafür verantwortlich, die Gläubiger und Schuldner des Erblassers zu verständigen, damit diese endgültige Ansprüche gegen den Nachlass geltend machen oder die Zahlung ausstehender Beträge veranlassen können.
Ob Konkurs oder Todesfall, viele der Informationen, die in einer Mitteilung an die Gläubiger enthalten sind, sind gleich, wie Name und Anschrift des Insolvenzantragstellers oder des Erblassers, das Verfahren zur Einreichung einer Forderung und die Fristen dafür. Auch Name und Anschrift der Partei, an die solche Forderungen zu richten sind, sei es ein Konkursverwalter oder ein Nachlassverwalter. Eine Mitteilung an die Gläubiger enthält auch den Namen und die Anschrift des Insolvenz- oder Nachlassgerichts. Die Insolvenzmitteilung an die Gläubiger enthält auch Angaben zur Gläubigerversammlung.
Wenn ein Konkurs angemeldet wird, müssen die Gläubiger nach Erhalt der Mitteilung alle Inkassotätigkeiten gegen den Insolvenzverwalter einstellen. Gläubiger können Forderungen gegen ihre Kunden, die Insolvenz anmelden, anmelden, diese müssen jedoch unabhängig vom Sitz des Gläubigers bei demselben Gericht eingereicht werden, bei dem die Insolvenz angemeldet wurde. Jeder Insolvenzantrag führt in der Regel auch zu einer Sitzung, in der Gläubiger ihre Forderungen gegen den Schuldner direkt vorbringen können.
Wenn eine Person stirbt, führt der Testamentsvollstrecker eine gründliche Prüfung der Korrespondenz und der Finanzunterlagen durch, um festzustellen, welche Gläubiger und Schuldner existieren könnten. Beispiele für gemeinsame Gläubiger können Versorgungsunternehmen, Kreditkartenunternehmen und andere Händler sein. Zusätzlich zur Mitteilung an jedes dieser Unternehmen oder Einzelpersonen veröffentlicht der Testamentsvollstrecker im Allgemeinen eine Mitteilung an die Gläubiger in regionalen Zeitungen.
Die veröffentlichte Mitteilung an die Gläubiger muss für eine bestimmte Anzahl aufeinanderfolgender Zeitungsausgaben erscheinen, wobei die genaue Anzahl gesetzlich festgelegt ist. Ebenso gibt es gesetzliche Grenzen dafür, wie lange nach dem Tod ein Gläubiger erfolgreich eine Forderung gegen den Nachlass eines Erblassers geltend machen kann. Testamentsvollstrecker sind in dem Umfang beschränkt, in dem sie den Erlös und die Wirkungen eines Nachlasses durch dieselben gesetzlichen Grenzen verteilen können.
In einigen Gerichtsbarkeiten hat der Testamentsvollstrecker die Möglichkeit, keine Mitteilungen an die Gläubiger zu senden. Wenn diese Option verfügbar und ausgewählt ist, ist die gesetzliche Frist für die Geltendmachung von Ansprüchen gegen den Nachlass in der Regel ziemlich lang, oft zwei Jahre oder mehr. Wenn also der Testamentsvollstrecker beschließt, keine Mitteilungen an die Gläubiger zu senden, wird der Nachlass des Erblassers für diesen gesetzlichen Zeitraum gesichert, bevor er an die Begünstigten verteilt werden kann. Diese Gerichtsbarkeiten versuchen normalerweise, die Verwendung von Mitteilungen an die Gläubiger zu fördern, indem sie die Aufteilung des Nachlasses viel schneller ermöglichen, wenn Mitteilungen an die Gläubiger versandt werden.
Sowohl im Konkurs als auch im Todesfall besteht die Möglichkeit, dass die Verantwortlichen – der Insolvenzantragsteller oder der Nachlassverwalter – nicht alle Gläubiger ordnungsgemäß benachrichtigen. Dies stellt das Gericht in der Regel dann fest, wenn ein übersehener Gläubiger eine Forderung einreicht. Zu diesem Zeitpunkt wird das Gericht feststellen, ob die Unterlassung der Mitteilung in gutem Glauben oder fahrlässig erfolgte; die Feststellung von Fahrlässigkeit kann schwere Strafen nach sich ziehen.