Die Informationsanfrage (RFI) ist eine gemeinsame Geschäftsstrategie, die es potenziellen Kunden ermöglicht, Daten zu den von verschiedenen potenziellen Anbietern angebotenen Dienstleistungen und Support zu sammeln. Das genaue Format des Dokuments hängt von der Art und Tiefe der Informationen ab, die der Kunde erhalten möchte. Eine Informationsanfrage ist oft ein einfaches Frage-und-Antwort-Dokument, das sehr einfache Antworten erfordert, sodass der Kunde die Anfrage an mehrere Lieferanten senden und die Antworten leicht vergleichen kann.
Während die Informationsanfrage einige Merkmale mit der Angebotsanfrage oder RFP teilt, verwenden Kunden die RFI tendenziell als Mittel zur Erhebung grundlegender Daten, um die Entscheidung vorzubereiten, welche Anbieter ausgewählt werden, um eine Aufforderung zur Einreichung eines formellen Angebots zu erhalten. Die typische RFI liefert nicht viel Hintergrundwissen für den Kunden und konzentriert sich eher auf allgemeine Geschäftspraktiken, die Palette der vom Lieferanten erhältlichen Waren und Dienstleistungen und manchmal auf die veröffentlichten Standardpreise. Im Gegensatz dazu geht das RFP in der Regel über diese grundlegenden Informationen hinaus, indem es zusätzliche Daten zum Kunden bereitstellt, Preise basierend auf der Volumennutzung anfordert und die Lieferanten auffordert, mit Lösungen auf die spezifischen Bedürfnisse des Kunden zu reagieren.
Aus dieser Perspektive kann die Auskunftserteilung als ein Mittel zum Sammeln von Informationen angesehen werden, die dann ausgewertet und für den nächsten Prozessschritt verwendet werden. Wenn die Idee darin besteht, schließlich Anbieter für den Abschluss einer langfristigen vertraglichen Vereinbarung zu suchen, kann der Kunde die RFI an mehrere Unternehmen senden, die die gewünschten Basisprodukte anbieten. Sobald alle Antworten eingegangen sind, vergleicht der Kunde die Vorzüge jeder Antwort und grenzt schließlich die Liste der RFP-Kandidaten auf einige wenige ein. An diesem Punkt werden Anbieter, die diese Vorstufe erfolgreich durchlaufen haben, aufgefordert, ein Angebot einzureichen, in der Regel unter Verwendung einer Anfrage und eines vom potenziellen Kunden angegebenen Formats.
Eine Informationsanfrage kann auch als grundlegender Geschäftsprozess verwendet werden, um potenzielle Lieferanten zu bewerten, bei denen keine langfristige vertragliche Vereinbarung praktikabel ist. In diesem Szenario dient die RFI dazu, Anbieter zu identifizieren, die die wettbewerbsfähigsten Standardpreise für Waren und Dienstleistungen anbieten, die der Kunde von Zeit zu Zeit benötigt. Zum Beispiel kann ein lokales Unternehmen eine RFI an alle lokalen Bürobedarfsgeschäfte senden, um herauszufinden, welches den niedrigsten Preis für allgemeine Büroartikel hat, welches Mengenrabatte bietet, wenn eine Bestellung über einem bestimmten Betrag liegt, und der Bestellungen mit oder ohne Versandkosten ausliefert. Die Daten werden gespeichert, sodass kleine Unternehmen bei Bedarf entscheiden können, wo sie Büromaterial kaufen.