Eine Lieferantenliste ist eine Gruppe von Personen oder Unternehmen, die ein Unternehmen verwendet, um Artikel und Dienstleistungen zu kaufen. Im Gegensatz zur Kundenliste zeigt diese Liste alle Lieferanten an, an die das Unternehmen regelmäßig Geld zahlt, um die Artikel und Dienstleistungen zu erhalten, die sie zur Aufrechterhaltung ihres Geschäfts benötigen. Wenn eine Buchhaltungssoftware verwendet wird, wird diese Liste mit einer zugewiesenen Nummer in das Programm eingefügt, damit der Buchhalter oder Buchhalter die geschuldeten und bezahlten Schulden verfolgen kann. In der Regel handelt es sich um eine Gruppe, deren Verwendung der Eigentümer oder Lead Manager genehmigt hat, und hier kommt der Begriff Liste der genehmigten Lieferanten ins Spiel.
Eine Liste der zugelassenen Anbieter zeigt die wichtigsten Personen oder Unternehmen, die das Unternehmen regelmäßig verwendet und die als die bevorzugten Anbieter ausgewählt wurden, die sie zuerst durchlaufen, was allgemein als Liste der bevorzugten Anbieter bezeichnet wird. Wenn der Hauptverkäufer etwas nicht auf Lager hat oder seine Preise zu hoch angehoben hat, können natürlich stattdessen andere Anbieter aus der Liste ausgewählt werden. Dies sind Backup-Anbieter und werden nur bei Bedarf verwendet. Wenn neue Artikel auf den Markt kommen und Preisänderungen wirksam werden, können sich diese Kontakte von einem primären zu einem sekundären ändern und umgekehrt.
Eine weitere Gruppe von Kontakten, die in der Lieferantenliste aufgeführt werden können, sind Auftragnehmer, die für Reparaturen und Dienstleistungen verwendet werden. Diese Personen oder Unternehmen haben separate Nummern, damit der Buchhalter zwischen Artikelanbietern und Dienstleistungsanbietern unterscheiden kann. Da das Unternehmen jedoch Geld für diese speziellen Dienstleistungen auszahlt, gelten sie immer noch als Anbieter und werden daher auf die Liste gesetzt, damit die von ihnen erbrachten Dienstleistungen und Reparaturen aufgeschlüsselt werden können.
Auch wenn viele Leute denken, dass die Kundenliste ein separater Abschnitt innerhalb der Liste ist, ist die Wahrheit, dass sie völlig unterschiedlich sind. Ein Anbieter ist eine Person oder Entität, an die das Unternehmen Geld für Dienstleistungen und Waren zahlt. Ein Kunde ist einer, der das Unternehmen aus den gleichen Gründen bezahlt. Eine Lieferantenliste enthält nur die Personen, an die das Unternehmen Geld zahlt, während die Personen oder Unternehmen, von denen sie Geld erhalten, auf einer völlig anderen Liste geführt und gegebenenfalls in einem separaten Abschnitt der Buchhaltungssoftware erfasst werden wird genutzt.