Transferagenten sind natürliche oder juristische Personen, die für die Führung der Aktionärsunterlagen einer bestimmten Gesellschaft verantwortlich sind. Die Transferstelle kann eine Bank, eine Treuhandgesellschaft oder sogar eine Person sein, die von der Gesellschaft beauftragt wird, die Akten der Aktionäre zu beaufsichtigen. Im Rahmen der Grundpflichten sorgt eine Transferstelle dafür, dass ältere Aktienurkunden für ungültig erklärt und vernichtet werden, während neue Zertifikate ausgestellt und dem richtigen Aktionär zugeteilt werden.
Neben der Aktualisierung der aktuellen Anteilseignerliste übernimmt die Transferstelle auch eventuell auftretende Problemlösungen. Eine Transferstelle kann eingreifen, falls ausgestellte Zertifikate beschädigt oder zerstört werden. Sollten die Zertifikate gestohlen werden, wird ein Transferagent Schritte unternehmen, um die gestohlenen Zertifikate zu ersetzen, nachdem er dafür gesorgt hat, dass die älteren Zertifikate ungültig werden. Wenn ein Aktionär Probleme hat, die den aktuellen Status der Anzahl der seinem Konto zugewiesenen Aktien betreffen, ist die Transferstelle die Stelle, die das Problem protokolliert und Nachforschungen anstellt, um das Problem zu lösen.
Ein Transferagent kann mit jeder Art von Sicherheitsvereinbarung arbeiten, einschließlich der Verwaltung von Aktien, die in Investmentfonds-Investmentpaketen enthalten sind. In diesem Szenario kann der Agent mit Aktienzertifikaten arbeiten, die einer Reihe verschiedener Unternehmen zugeordnet sind. Geschäftsbanken und Treuhandgesellschaften handeln oft mit Investmentfonds und beschäftigen Transferagenten, die dabei helfen, alle relevanten Dokumente und Aufzeichnungen in Ordnung zu halten.
Eine häufige, aber sehr wichtige Aufgabe der Transferstelle besteht darin, das Eigentum an Aktienzertifikaten von einem Verkäufer auf einen Käufer zu übertragen. Dabei werden die alten Urkunden über die verkauften Aktien eingezogen und eine neue Urkunde über die von einem anderen Aktionär erworbenen Aktien ausgestellt. Durch das Befolgen eines Musters, bei dem ältere Zertifikate ungültig gemacht und ein neues ausgestellt wird, wird ein Dokumentenpfad erstellt, der dazu beiträgt, die Wahrscheinlichkeit von Duplikaten zu minimieren.
Der typische Transferagent verfügt über eine gewisse Ausbildung im Finanzbereich. Ein solides Verständnis der Anlagestrategien, der allgemeinen Unternehmensorganisation und der grundlegenden Rechnungslegung sind für jeden, der als Transferagent fungieren möchte, unerlässlich. Viele Banken und Treuhandgesellschaften bestehen darauf, dass ein Transfer Agent einen Abschluss in einem relevanten Studienfach hat.