Eine Gewinn- und Verlustrechnung mit variablen Kosten ist eine Art von Abschluss, der sich auf das Verhältnis zwischen den variablen Aufwendungen im Zusammenhang mit dem Betrieb eines Unternehmens und den von diesem Unternehmen erzielten Erträgen konzentriert. Normalerweise wird diese Art von Abrechnung erstellt, bevor das Problem der Fixkosten behandelt wird. Dies kann dazu beitragen, Ausgaben genauer zu identifizieren, die in irgendeiner Weise angepasst werden können, um die Höhe der Nettoerträge aus der Produktion von Waren und Dienstleistungen zu erhöhen.
Die Hauptfunktion einer Erfolgsrechnung mit variablen Kosten besteht darin, Betriebsausgaben hervorzuheben, die nicht als fix betrachtet werden. Die Fixkosten ändern sich nicht von Monat zu Monat und können relativ einfach abgerechnet werden. Im Gegensatz dazu können sich variable oder variable Aufwendungen von einer Abrechnungsperiode zur nächsten zum Teil erheblich ändern. Die Überwachung der Veränderung der variablen Ausgaben erleichtert den Eigentümern und Managern von Unternehmen, alle notwendigen Maßnahmen zu ergreifen, um das Budget einzuhalten, und vermeidet den Einsatz von Notfallfonds, die für Notfälle bereitgestellt werden.
Einer der Vorteile einer Gewinn- und Verlustrechnung mit variablen Kosten ist die Möglichkeit, die Ausgaben, die von einer Rechnungsperiode zur nächsten schwanken, genau zu betrachten und sicherzustellen, dass der Geschäftsbetrieb diese Ausgaben in einem angemessenen Rahmen hält. Im Gegensatz zu fixen Ausgaben, die von einer Periode zur nächsten gleich sind, ist es möglich, bei variablen Ausgaben Trends zu erkennen, die möglicherweise nicht im besten Interesse des Unternehmens sind. Durch die Erstellung der variablen Kosten-Gewinn- und Verlustrechnung vor der Erstellung einer Aufstellung, die alle angefallenen Aufwendungen für den betrachteten Zeitraum berücksichtigt, kann das Unternehmen ungünstige Entwicklungen frühzeitig erkennen und darauf reagieren.
Der Detaillierungsgrad einer Erfolgsrechnung mit variablen Kosten kann variieren. Das einfachste Format verlangt lediglich die Summe aller variablen Ausgaben des Zeitraums, gefolgt von den im gleichen Zeitraum erzielten oder zumindest erwirtschafteten Einnahmen. Durch Abzug der Aufwendungen von den Erträgen ergibt sich ein Nettoeinkommen, das mit den Aufstellungen vergangener Perioden verglichen werden kann. Ein umfassenderer Ansatz würde erfordern, sowohl die variablen Ausgaben als auch die verschiedenen Einnahmequellen aufzuschlüsseln, um leichter erkennen zu können, wo im Vergleich zu früheren Zeiträumen Zunahmen und Abnahmen aufgetreten sind. Letzteres Format ist oft eine gute Idee, wenn Manager variable Ausgaben wie Rohstoff- oder Arbeitskosten genau überwachen und versuchen, diese Ausgaben in einem bestimmten Bereich zu halten.