Eine zertifizierte elektronische Gesundheitsakte (EHR) ist ein Softwaresystem, das die staatlichen Kriterien für die „sinnvolle Verwendung“ der elektronischen Akte erfüllt. „Sinnvolle Verwendung“ bedeutet, dass das Programm Informationen auf eine Weise verwaltet, die entweder eine bessere Kommunikation fördert oder eine bessere Versorgungsqualität erzeugt. Das Büro des Nationalen Koordinators für Gesundheitsinformationstechnologie (ONC) definiert die wesentlichen Softwareaufgaben, die jede EHR ausführen muss, um eine Zertifizierung zu erhalten. Um den „sinnvollen Nutzen“ nachzuweisen, muss die zertifizierte EHR dem Center for Medicare and Medicaid Services (CMS) detaillierte Berichte vorlegen, damit die Leistung eines Gesundheitsdienstleisters bewertet werden kann. Darüber hinaus muss eine zertifizierte EHR bestimmte Informationen über die Patientenakte zusammenstellen, den Austausch medizinischer Informationen zwischen Gesundheitsdienstleistern ermöglichen und Verschreibungen elektronisch übermitteln, während gleichzeitig der Datenschutz und die Sicherheit der Daten gewährleistet sind.
EHRs werden von unabhängigen, akkreditierten Prüfeinrichtungen bewertet und von der Zertifizierungskommission für Gesundheitsinformationstechnologie (CCHIT) oder einer anderen der sechs zugelassenen Zertifizierungsstellen zertifiziert. Um zertifizierter EHR zu werden, reicht ein Softwareunternehmen freiwillig sein komplettes EHR-System oder nur ein einzelnes Modul zum Testen ein. Zu den Zertifizierungskriterien für die „sinnvolle Verwendung“ gehören die elektronische Verschreibung, der Zugang von Patienten zu Akten über Online-Portale, der Austausch von Krankenakten zwischen behandelnden Ärzten und die Meldung an staatliche Datenbanken zur Überwachung des öffentlichen Gesundheitswesens. Eine zertifizierte EHR muss nicht nur elektronisch verschreiben, sondern auch auf Arzneimittelinteraktionen und Allergien prüfen. Darüber hinaus muss die Software die Kontrolle darüber demonstrieren, wer Zugriff erhält, sich automatisch abmelden, den Benutzer authentifizieren und die Daten verschlüsseln, um die Sicherheit der Patientendaten zu gewährleisten.
Eine zertifizierte EHR muss auch aktuelle Listen mit aktiven Medikamenten, Problemen, Allergien, Vitalparametern und Impfungen für jeden Patienten führen. Patientendaten, einschließlich des Rauchstatus des Patienten, und Labortestergebnisse müssen über die EHR zugänglich sein. Eine zertifizierte EHR verfolgt auch die Wünsche der Patienten nach Reanimation, Entlassungsanweisungen, computergestützten ärztlichen Anordnungen und Lernressourcen für den Patienten. Klinische Qualitätsmaßnahmen können auch verfolgt und tabelliert werden, um sie an Regierungsbehörden zu melden. Die Testagenturen haben in der Regel ein Team, bestehend aus Ärzten, Pflegepersonal und Software-Analysten, das eine Reihe von Tests an Beispielpatientendaten unter Verwendung der EHR-Software durchführt, um die Einhaltung aller Vorschriften zu überprüfen.
Sobald ein EHR-System alle Tests bestanden hat, wird eine Zertifizierungsstelle die Zertifizierung ausstellen und das Unternehmen auf einer Liste zertifizierter EHR-Systeme auf der ONC-Website veröffentlichen. Es gibt zwei Arten von Zertifizierungen, je nachdem, ob es sich bei der eingereichten Software um ein komplettes EHR-System oder nur um ein Modul handelt. Für komplette EHR-Systeme müssen alle 33 Kriterien für einen sinnvollen Einsatz erfüllt sein. Handelt es sich bei der Software nur um ein Modul, müssen mindestens neun der 33 Kriterien erfüllt sein.