Eine Führungskraft ist in der Regel jemand, der eine übergeordnete Position in einem Unternehmen innehat, z. B. eine Führungskraft oder eine stellvertretende Führungskraft. Die Verwaltung kümmert sich um die Bedürfnisse dieser Person und die Bedürfnisse, die die Führungskraft erfüllen muss, um ihre Arbeit richtig zu erledigen. Typischerweise bedeutet die Verwaltung des Executive Office, dass man sich um die Bürobedürfnisse und einige persönliche Bedürfnisse eines hochrangigen Mitarbeiters kümmert, damit er oder sie seine Arbeit erfolgreich ausführen kann. Eine solche Pflege kann viele verschiedene Dinge beinhalten.
Wenn Menschen sich Schulungsprogramme für Büroverwaltung ansehen, wird ihnen oft gesagt, dass diese sie darauf vorbereiten, kleine Büros zu leiten oder untergeordnete Positionen wie Sekretärin oder Verwaltungsassistentin zu übernehmen. Die Anzahl der Mitarbeiter in einem Büro kann Position und Verantwortlichkeiten bestimmen, und manche Leute führen ein ganzes Büro mit einem Titel wie Executive Secretary. Verwaltung bedeutet nicht unbedingt die Leitung eines Büros, was eine wichtige Unterscheidung bei der Berufswahl ist.
Im Wesentlichen führt jeder Support-Mitarbeiter im Büro der Führungskraft eine Art Verwaltungsbüroverwaltung durch. Zu den Aufgaben, die täglich übernommen oder erfüllt werden können, gehören das Beantworten von Telefonen, das Entgegennehmen von Nachrichten und das Vereinbaren von Terminen. Jeder Mitarbeiter im Büro kann diktierte Briefe mit Kurzschrift aufzeichnen und diese dann tippen, Korrektur lesen, unterschreiben lassen und versenden. Die meisten Büros müssen auch Aufzeichnungen über ihre Aktivitäten führen, und Verwaltungsassistenten oder Sekretärinnen sind möglicherweise für die Pflege eines Dateisystems, die Ablage aller Aufzeichnungen und das Herausziehen der erforderlichen Dateien verantwortlich.
Die Archivierung erfolgt nicht mehr unbedingt auf Papier, und die Büroverwaltung verwendet wahrscheinlich mehrere Geschäftscomputerprogramme, um bestimmte Aufzeichnungen zu führen. Während in der Vergangenheit das Beantworten von Telefonen und das Schreiben von Briefen die häufigste Kommunikationsquelle waren, kann eine Person, die heute in der Büroverwaltung arbeitet, Nachrichten innerhalb oder außerhalb des Büros per SMS, Tweet oder E-Mail senden. Es ist immer noch wahrscheinlich, dass Personen, die Teil des Verwaltungsteams sind, direkten Kontakt mit der Öffentlichkeit oder mit anderen im Unternehmen haben, die zu Besprechungen im Büro vorbeikommen oder mit der Geschäftsleitung sprechen, und einige Mitarbeiter müssen dafür möglicherweise eingreifen Führungskraft, wenn er/sie für Besuche oder längere Besprechungen nicht zur Verfügung steht.
Ein Teil dieser Verwaltung kümmert sich um die Bedürfnisse der Exekutive. Dazu gehören die Pflege von Kalendern für ihn oder sie, das Ausmachen oder Absagen von Terminen sowie die Planung von Transport- und Reiseplänen nach Bedarf. Die Arbeit könnte auch persönlichere Aufgaben beinhalten, wie die Kommunikation von Daten und Uhrzeiten mit der Familie der Führungskraft oder das Abholen von Dingen wie der chemischen Reinigung.
An oberster Stelle der Geschäftsführung steht das Management, und diese Mitarbeiter können an allen oben genannten Aktivitäten teilnehmen und gleichzeitig das Büro und alle Mitarbeiter führen. Dies könnte bedeuten, dass sie als Vorgesetzte fungieren, befugt sind, einzustellen, zu entlassen oder zu disziplinieren, und sie halten Besprechungen oder andere Kommunikationen mit Mitarbeitern ab, um den reibungslosen Betrieb des Büros zu gewährleisten. Für alle Mitarbeiterebenen in diesen Büros ist es das Ziel, professionell und effizient zu arbeiten, um die Arbeit der Führungskraft zu unterstützen. Offensichtlich kann die Art der Arbeit mit dem Titel der einzelnen Führungskräfte und der Art des Unternehmens, für das Büroangestellte und Führungskräfte beschäftigt sind, variieren.